Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, № 8

Наша организация выполняет НИОКР и производит продукцию, в том числе для государственных нужд в сфере обороны и безопасности. Мы имеем СМК, сертифицированную на соответствие ГОСТ F ИСО 9001-2008. При проведении очередного инспекционного контроля в ходе посещения отдела испытаний по просьбе аудитора нами был предъявлен аттестат первичной аттестации нового испытательного оборудования. Изучив его, аудитор оформил несоответствие по управлению записями, заключающееся в том, что аттестат был заверен подписью руководителя не нашей, а другой организации. Мы объяснили, что, согласно п. 5.5 ГОСТ Р 8.568-97 «Государственная система обеспечения единства измерений. Аттестация испытательного оборудования. Основные положения», первичную аттестацию этого оборудования проводила комиссия, назначенная руководителем нашей организации, являющейся владельцем оборудования, с включением в нее соответствующих лиц, в том числе представителей уполномоченной метрологической организации - 32 ГНИИИ МО РФ. Поскольку результаты аттестации были признаны комиссией положительными, этой уполномоченной организацией был оформлен соответствующий аттестат, шаблон которого представлен в приложении Б к этому стандарту и предусматривает, что его подписывает руководитель предприятия (организации), выдавшего аттестат. Аудитор же с этим доводом не согласился, сославшись на п. 5.9 стандарта, в котором устанавливается, что аттестат подписывает руководитель предприятия (организации), в подразделении которого проводилась первич­ная аттестация испытательного оборудования. Просим разъяснить: правомерно ли аудитор оформил это несоответствие? Ведь, во-первых, содержание требований п. 5.9 ГОСТ Р 8.568-97 и приложения Е к нему противоречиво, а, во-вторых, эти подписи, по существу, являются достаточно формальными, поскольку, если аттестат оформлен, значит сами результаты аттестации были положительными.И как нам устранить это несоответствие? Сделать копию аттестата и заверить ее дополнительно подписью нашего руководителя?

В данном случае следует признать сомнения организации в правомерности фиксации несоответствия вполне обоснованными.

Да, с одной стороны, аудитор вроде бы прав: аттестат должен был подписать руководитель описываемой организации, так как в ней находится подразделение, в котором проводилась первичная аттестация испытательного оборудования, а именно на это указывает п. 5.9 ГОСТ Р 8.568–97. Но ТАК сложившуюся ситуацию можно оценивать исключительно только с ФОРМАЛЬНОЙ точки зрения.

Если же проанализировать цитируемые положения этого стандарта, то нельзя не согласиться с авторами письма и не признать содержание этих положений противоречивым. Автор познакомился¹ с указанным стандартом и установил следующее.

Если аттестат должен подписывать руководитель организации-владельца испытательного оборудования, то, В СООТВЕТСТВИИ С ШАБЛОНОМ, он же ДОЛЖЕН являться руководителем организации, ВЫДАВШЕЙ аттестат. Однако, если это так, зачем — опять же В СООТВЕТСТВИИ С ШАБЛОНОМ — организации при оформлении ДЛЯ СЕБЯ и выдаче САМОЙ СЕБЕ такого аттестата:

а) дополнительно СПЕЦИАЛЬНО указывать в нем САМУ СЕБЯ — и как организациювладельца оборудования, и как организацию, выдавшую аттестат?

б) указывать в аттестате дату его ВЫДАЧИ самой себе, а не дату его РЕГИСТРАЦИИ у себя?

Нелогичность этих действий совершенно очевидна.

Подобная абсурдная ситуация просто не возникла, если бы в п. 5.9 этого стандарта в качестве лица, подписывающего аттестат, был указан не руководитель организации-владельца оборудования, а руководитель уполномоченной организации. Ведь тогда ей — по СТАТУСУ УПОЛНОМОЧЕННОЙ организации — совершенно логично иметь право на основании протоколов аттестации:

а) ОФОРМЛЯТЬ соответствующие аттестаты;

б) делать их ЗАКОННЫМИ (путем подписи аттестатов руководителем уполномоченной организации);

в) РЕГИСТРИРОВАТЬ оформленные и подписанные аттестаты в своей единой базе;

г) ВЫДАВАТЬ их владельцам аттестованного оборудования.

А ведь ИМЕННО ЭТО и предусмотрено в шаблоне аттестата, указанном в приложении Б к ГОСТ Р 8.568–97.

Однако в совокупности требования этого стандарта говорят о другом: оформлять аттестат, регистрировать и выдавать его — это, по умолчанию, право уполномоченной организации. Но ПОДПИСЫВАТЬ его должен руководитель организации, где находится аттестуемое испытательное оборудование, что противоречит простой логике. Так что, говоря о противоречивости данного стандарта, авторы письма оказались правы. Это — первое.

Но здесь не менее важно и второе.

Аудитор ПРАВИЛЬНО обратил внимание на то, что не выполнено требование п. 5.9 стандарта, но он поступил НЕПРАВИЛЬНО, не прислушавшись к аргументам организации и не разобравшись в их сути, что позволяет предположить о недостатке его аудиторского опыта и/или недостаточной аудиторской компетентности.

Об этом свидетельствует ОЧЕВИДНОЕ несоблюдение аудитором следующего положения стандарта ISO 19011:2011 «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента» (п. 6.4.7): Несоответствия… следует проанализировать вместе с проверяемой организацией, чтобы получить подтверждение того, что свидетельства аудита точны, а несоответствияпоняты проверяемой организацией. Следует попытаться сделать все, чтобы устранить разногласия во мнениях относительно свидетельств и/илирезультатов аудита, а неразрешенные вопросыследует документально оформить².

Что касается данной ситуации, то, с учетом того, что на момент аудита испытательное оборудование было РАБОТОСПОСОБНЫМ и метрологически ПРИГОДНЫМ, что подтверждается протоколом его аттестации, но при этом в используемом стандарте применяемые требования явно противоречивы, аудитору следовало бы:

1. ОТКАЗАТЬСЯ от официального оформления несоответствия в отношении неточности оформления аттестата (как одной из записей по качеству) по причине противоречивости ГОСТ Р 8.568–97, используемого в качестве критерия аудита. Основание: аудитором НЕ ПОЛУЧЕНО (и, заметим, НЕ МОГЛО БЫТЬ ПОЛУЧЕНО!) подтверждение того, что свидетельство аудита оказалось точным, а несоответствие понято проверяемой организацией (см. цитату из ISO 19011:2011 выше).

2. ПРЕДЛОЖИТЬ организации вместе с другими заинтересованными сторонами (в первую очередь, наверное, с 32 ГНИИИ МО РФ) обратиться в Росстандарт с аргументированными комментариями выявленного в ГОСТ Р 8.568–97 противоречия и его возможных последствий, а также с предложением соответствующей корректировки этого стандарта. Таким образом аудитор действительно сделал хотя бы шаг в сторону того, чтобы устранить разногласия во мнениях относительно свидетельств и/или результатов аудита (см. там же).

3. ОТРАЗИТЬ выявленное в ГОСТ Р 8.568–97 противоречие и высказанное организации предложение в отчете об аудите для использования этой информации органом по сертификации в целях последующего информирования других аудиторов. Таким образом аудитор документально бы оформил неразрешенный вопрос(см. там же).

Тем не менее, как видно из письма, аудитор ничего из этого сделать необходимым не нашел.

Заключение. Анализ ГОСТ Р 8.568–97 показывает наличие в нем явного противоречия и нелогичности в отношении лиц, подписывающих аттестаты пригодности испытательного оборудования. С учетом этого использование данного нормативного документа в качестве КРИТЕРИЯ АУДИТА в отношении оформления данных аттестатов является необоснованным.

Важно понимать: если в критериях аудита содержится противоречие, то аудитор, какое бы из противоречащих положений не брал бы за основу своего решения, ВСЕГДА будет НЕ ПРАВ, поскольку в документе ВСЕ содержащиеся положения изначально РАВНОСИЛЬНЫ. И, значит, на любой аргумент аудиторов в ЭТОМ документе найдется контраргумент.

Выходом из подобных ситуаций для аудиторов является:

Первое: анализ ФАКТИЧЕСКОГО положения вещей в сертифицируемой области и его влияния на способность организации обеспечить выполнение требования стандарта, выбранного в качестве основы для сертификации.

ОТСУТСТВИЕ прямых нарушений, препятствующих организации реализовывать свою политику в области качества и обеспечивать выполнение требований потребителей, а также всех других (непротиворечивых) правовых требований, должно быть достаточным основанием для отказа фиксации несоответствия критериям аудита, являющимся противоречивыми.

Второе: применение простого правила: при наличии сомнений в отношении свидетельства аудита итоговое заключение в отношении него должно быть в пользу проверяемых.

Это НЕ ОЗНАЧАЕТ априори ПРИЗНАНИЯ того, что в этом исследуемом направлении деятельности организация, БЕЗУСЛОВНО, ПРАВА. Это означает лишь, что выявленные свидетельства НЕ ПОЗВОЛЯЮТ ОДНОЗНАЧНО утверждать: организация НЕ ПРАВА и ее действия здесь НЕ СООТВЕТСТВУЮТ критериям аудита. А уже только одно это не должно позволять аудиторам оценивать и фиксировать соответствующее свидетельство аудита как несоответствие.

Третье: предложение организации использовать все свои возможности для устранения противоречий в нормативном документе, помогая ей в этом, насколько можно.

Это позволит надеяться, что в будущем уже не будет никаких сомнений в обоснованности применения данного документа в качестве критерия аудита ни у команды по аудиту, ни у проверяемой организации.

Четвертое: при затруднении самостоятельно интерпретировать и оценить возникшую во время аудита коллизию обратиться за поддержкой в орган по сертификации.

Аудитор, как видно, не сделал из этого НИЧЕГО.

По этой причине следует заключить, что описанное свидетельство аудита было интерпретировано аудитором как несоответствие НЕОБОСНОВАННО. Это ответ на первый вопрос авторов письма.

А чтобы понять позицию автора в отношении ответа на второй вопрос, следует вспомнить, что аудитор в объяснении своего решения был для организации неубедителен, и его аргументы не были ею признаны. Но, в таком случае (и на это обращалось внимание неоднократно в ответах на предыдущие коллизии аудита), организации надо было не соглашаться с мнением аудитора ОФИЦИАЛЬНО, зафиксировав свои аргументы в протоколе о несоответствии. Тем самым решение о том, чьи аргументы сильнее, были бы переданы на уровень органа по сертификации. И нет никаких сомнений в том, что там пришли бы к заключению, описанному выше.

Тогда организации не пришлось бы ломать голову над тем, как «устранять» зафиксированное аудитором несоответствие, обоснованность которого базируется на противоречивых аргументах, и по этой причине, вне сомнения, будет отклонено органом по сертификации. В том числе, не пришлось бы заставлять себя просто-таки «выпрыгивать из штанов», придумывая для доказательств «устранения» этого необоснованного несоответствия изготовление копий аттестатов, заверенных подписью своего руководителя – копий, которые ОЧЕВИДНЫМ ОБРАЗОМ не будут нужны никому, кроме самого аудитора.

Любой организации надо помнить: аудиторы приезжают выполнять ВАШ заказ! И если они фиксируют несоответствие, то его суть и обоснованность ДОЛЖНА быть в организации ПОНЯТОЙ. Если это не так, организация ВПРАВЕ не согласиться с мнением команды по аудиту, обратившись за соответствующими комментариями в орган по сертификации. И до решения на его уровне НИКАКОЕ — даже уже письменно оформленное аудиторами — несоответствие считаться ПРАВОМЕРНЫМ НЕ МОЖЕТ. Со всеми вытекающими из этого последствиями. Но о своем несогласии организация должна заявить ОФИЦИАЛЬНО, представив соответствующие аргументы.

_________________________________

¹ Для того чтобы точно понять последующее изложение, читателям также рекомендуется вначале прочитать обсуждаемый ГОСТ Р 8.568–97 (включая, естественно, приложение Б)

² Следует обратить внимание, что автор приводит здесь собственный перевод соответствующего фрагмента из оригинала стандарта ISO 19011:2011. Абсолютно этот же текст был в п. 6.5.5 предыдущей редакции данного стандарта ISO 19011:2002, но в ГОСТ Р ИСО 19011:2003 он переведен НЕ В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ. В частности, в официальном переводе ОТСУТСТВУЕТ одно из ключевых положений, а именно: несоответствия следует проанализировать вместе с проверяемой организацией, чтобы получить подтверждение того, что… ОНИ поняты проверяемой организацией. Официального же перевода ISO 19011:2011, к сожалению, до сих пор нет.

Автор:  Качалов В.А.