Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2009, № 6

В нашей организации был сертификационный аудит СМК. Аудиторы, ссылаясь на п. 5.1 стандарта ISO 9001, попросили продемонстрировать «свидетельства принятия высшим руководством обязательств по разработке, внедрению и улучшению СМК». В ответ мы объяснили и продемон­стрировали, что директор Политику и Цели под­писал, план разработки СМК утвердил, на обучение аудиторов деньги выделил, документы СМК утвердил, новый отдел системы качества создал и новую штатную структуру утвердил, бюджет расходов с учетом всех работ по СМК также утвердил, анализ СМК провел. Есть подписи директора на множестве документов. Тем не менее, аудиторов это не удовлетворило. Они заявили: «Подпись это одно, а реальное руководство — это другое». Но ведь в стандарте ISO 9001 нет такого требования, чтобы директор все бросил: работу с бизнес-партнерами, визиты к ключевым потре­бителям, посещение ведущих выставок, выявление возможностей нового оборудования, работу с персоналом и т. д. только для того, чтобы отдельно развивать СМК. Он и так по 16 часов в сутки занимается вопросами улучшения системы управления и совершенствования производства. Аудиторы стояли на своем, советуя далее, чтобы мы набор требований из п. 5.1 в Политику вписали, а мы спрашиваем: «А что это изменит ? Мы можем весь стандарт переписать и издать в виде Полити­ки, только это же плагиат будет. К тому же СМК существует не отдельно, а как подсистема в системе управления фирмой». Аудиторы же зацепились за фразу из стандарта, и их было не сдвинуть. Посоветуйте, как общаться с такими «специалистами»?

К сожалению, автор (или авторы) письма не закончил свое описание самым главным: были ли пре­тензии аудиторов оформлены как официальные несо­ответствия? А здесь могут быть два варианта.

Вариант первый: все высказывания аудиторов были лишь рекомендациями.

Но тогда организация может их принять, а может и не принять. Поэтому и совет в этом случае очень простой: если у представителей проверяемой компании желание общаться с ТАКИМИ аудиторами ТАКИМ образом есть — общайтесь. Если нет — просто прекращайте обсуждение, например, фразой: «Спасибо, мы рассмотрим ваше предложение, но позже, а сейчас давайте перейдем к обсуждению следующего вопроса по плану аудита».

Вариант второй: позиция аудиторов оказалась жесткой, «непробиваемой» и, в конце концов, была выражена в виде официально оформленного несоот­ветствия (не важно, какой степени значимости).

В этом случае действительно есть предмет для обсуждения. Правда, чтобы найти правильный ответ, придется попытаться сформулировать СУТЬ несоотвстствия с точки зрения ЭТИХ аудиторов. Представ­ляется, что она заключается в следующем:

Утверждающих подписей директора на таких документах, как План разработки СМК, Политика и Цели в области качества, документы СМК, новая штатная структура с вновь образованным отделом системы качества, бюджет расходов с учетом всех работ по СМК (включая средства на подготовку внутренних аудиторов), а также материалов анализа функциониро­вании СМК, НЕДОСТАТОЧНО для доказательства выполнения требований п. 5.1. Кроме этого, ОБЯЗАТЕЛЬНО нужно, чтобы:

• директор ЛИЧНО и НЕПОСРЕДСТВЕННО руково­дил «разработкой, внедрением и улучшением СМК»;
• политика в области качества ВКЛЮЧАЛА в себя обязательства, содержащиеся в подпунктах (а)—(д) раздела 5.1.

Поскольку этого нет, то представленные организа­цией данные не являются доказательствами выполнения требований п. 5.1 или, по крайней мере, являются тако­выми лишь частично.

Именно в этом, с нашей точки зрения, заключается суть предполагаемой коллизии, требующей определения того, кто был бы в этом случае прав: аудиторы или организация? Вот мое мнение.

Во-первых, с самого начала отметим, что представ­ленная организацией информация НАПРЯМУЮ и В ПОЛНОЙ МЕРЕ доказывает выполнение требований подпунктов (б)—(д) п. 5.1 стандарта ISO 9001. Что касается подпункта (а), то относительно него в письме никакой информации нет, поэтому мы гада­нием по этому поводу заниматься не будем.

Во-вторых, не выдерживает никакой критики вы­сказывание аудиторов о том, что утверждение дирек­тором указанных в письме документов НЕ ЯВЛЯЕТ­СЯ его «реальным руководством».

Постановка утверждающей подписи на любом документе — лишь завершающее действие в комплексе работ по инициированию создания документа, разработке его проекта, согласованию, корректировке (при необходимости) и, наконец, его утверждению. Нет никаких сомнений в том, что, по крайней мере, в создании таких документов, как Политика и Цели в области качества, штатное расписание и бюджет, а также результирующих документов по анализу функ­ционирования СМК, директор САМ принимал самое активное и непосредственное участие практически на всех стадиях работ, и именно как РУКОВОДИТЕЛЬ. По этой причине интерпретация аудиторами действий директора как не являющимися деятельностью по «реальному руководству» СМК является ошибочной.

Наконец, в-третьих. В стандарте ISO 9001 просто НЕТ никаких требований о том, чтобы:

• высшее руководство представило доказательство какого-то своего «реального руководства» действиями, о которых говориться в разделе 5.1, или
• положения подпунктов (а)—(д) п. 5.1 были обязательно включены в текст Политики в области качества.

По этим причинам, оформив подобное несоответ­ствие, аудиторы были бы неправы, поскольку:

• необоснованно добивались от организации пред­ставления доказательств по вопросам, требования к которым как в п. 5.1 стандарта ISO 9001, так и в стандарте ISO 9001 в целом отсутствуют;
• ошибочно интерпретировали действия директора. Совет для таких случаев будет не один, а два.

Не соглашаться с объявленными несоответствия­ми, не подписывать соответствующие протоколы или отчеты о несоответствии и аргументировано опроте­стовывать их в органе по сертификации. Уверен, что там согласятся с позицией организации и поддержат именно ее.

Отказаться в будущем от общения с ТАКИМИ аудиторами, а именно: предупредить орган по серти­фикации, что при включении в будущем таких лиц в состав команды по аудиту их участие организация опротестует по причинам их недостаточной компе­тентности. Право же давать обоснованный отвод со­ставу аудиторов сертифицируемым организациям представлено в п. 9.1.7 стандарта ISO/IEC 17021:2006: «Сертифицирующий орган должен заблаговременно сообщить клиенту имя каждого члена команды по аудиту и, по запросу, информацию об их предыдущей деятель­ности. Степень заблаговременности должна позволить организации-клиенту опротестовать назначение любого конкретного аудитора или технического эксперта, а органу по сертификации в ответ на каждый обоснован­ный протест — переформировать команду».

Автор:  Качалов В.А.