Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, № 8

Одна из компаний, являющихся нашим поставщиком, после сертификации своей СМК заключил с органом по сертификации договор о проведении трех инспекционных аудитов в течение трех лет действия сертификата. Первый из них был проведен через 6 месяцев после сертификационного аудита, как и предусмотрено договором. Второй аудит компания попросила провести раньше установленного срока, и он состоялся через 6 месяцев после первого. Таким образом, в течение первого года прошли два инспекционных аудита. Далее, ссылаясь на свои производственные планы, компания попросила орган по сертификации провести третий инспекционный аудит также досрочно, что и было сделано. В результате интервал времени между окончанием третьего аудита и окончанием срока действия сертификата составил 14 месяцев. Не было ли в этом каких-то нарушений со стороны органа по сертификации?

Вначале следует отметить, что в письме затронут очень важный вопрос. Он связан с проблемой доверия к сертификату.

Срок действия сертификата - три года при условии положительных результатов регулярного надзора за тем, как функционирует СМК, со стороны органа по сертификации. Но, если в течение достаточно длительного времени орган по сертификации не осуществляет ПРЯМОГО анализа функционирования СМК путем проведения надзорной деятельности (на основании положительных результатов которой только и можно считать соответствие СМК требованиям ИСО 9001:2000 сохраняющимся), то доверие к выданному сертификату падает. Когда интервалы между надзорными аудитами превышают установленные, это вызывает растущее сомнение у потребителей сертифицированной организации в обоснованности ранее сделанного органом по сертификации заключения о соответствии СМК требованиям ИСО 9001:2000. Поэтому обеспокоенность авторами письма подобным развитием событий у своего поставщика вполне закономерна.

Перед тем, как ответить на заданный вопрос, отметим, что до настоящего времени не существует единого для всех Систем сертификации подхода – ни относительно количества надзорных (в письме они называются инспекционными) аудитов в период действия сертификата, ни относительно временного интервала между ними. Это вызывает заметные трудности у организаций, сертифицировавших свои СМК в нескольких Системах сертификации с разными подходами к этому вопросу. И единообразие здесь было бы, вне сомнения, воспринято пользователям услуг по сертификации систем менеджмента только положительно.

Однако, будем надеяться, что ситуация изменится. Связано это, в первую очередь, с принятием международного стандарта ИСО/МЭК 17021:2006 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента». В нем содержатся, в том числе, требования к организации надзорной деятельности со стороны органов по сертификации. Они же позволяют получить ответ на заданный вопрос.

Так, в подразделе 9.1 раздела 9 «Требования к процессу сертификации/регистрации систем менеджмента» этого стандарта установлено, что «программа аудита должна включать двухстадийный первичный аудит, надзорные аудиты в течение первого и второго года действия сертификата, а также ресертификационный аудит в течение третьего года, проводимый до даты окончания действия сертификата. Трехлетний цикл сертификации начинается с принятия решения о сертификации или ресертификации»¹.

Далее же, в разделе 9.3.2 «Надзорные аудиты» говорится о том, что «надзорные аудиты должны проводиться, как минимум, раз в год. Первый надзорный аудит, следующий за первичной сертификацией, должен начаться не позже 12 месяцев с последнего дня второй стадии аудита».

Из этого следует, что надзорные аудиты ДОЛЖНЫ проводиться не реже, чем один раз за ЛЮБЫЕ 12 месяцев в течение срока действия сертификата. В описанном случае это требование нарушено.

Далее. Из письма следует, что данное нарушение произошло ПО ИНИЦИАТИВЕ организации. Но (и это следует подчеркнуть особо) данное обстоятельство не снимает ответственности со стороны органа по сертификации за объективность поддержания в силе ранее выданного сертификата.

Когда орган по сертификации (с учетом ВСЕХ обстоятельств) соглашается с предложением клиента о сокращении интервала между одними очередными аудитами, он должен понимать, что это автоматически вызовет удлинение интервала между какими-то следующими парами аудитов. Поэтому орган по сертификации должен предупредить своего клиента: если он СЕЙЧАС пойдет навстречу его пожеланиям, то В БУДУЩЕМ это может вынудить орган по сертификации запланировать и провести соответствующие дополнительные действия, если без них орган по сертификации не сможет гарантировать пользователям сертификата его действенности.

В частности, в ИСО/МЭК 17021:2006 указано: когда сертифицированный клиент не позволяет проводить надзорные аудиты с требуемой частотой, орган по сертификации вправе приостановить действие сертификата (об этом варианте развития событий говорится в разделе 9.6.2 ИСО/МЭК 17021:2006) с последующим проведением дополнительного аудита с кратковременным предварительным уведомлением (раздел 9.5.2).

К сожалению, в письме отсутствует информация как о реакции органа по сертификации на сокращение сроков проведения инспекционных аудитов, так и о его планах в отношении данного клиента на период после третьего инспекционного аудита. Поэтому дать однозначную оценку деятельности органа не представляется возможным.

Заключение. Интервал между последним инспекционным аудитом и сроком окончания действия сертификата в описанной компании превысил 12 месяцев, что является нарушением требований международного стандарта ИСО/МЭК 17021:2006.

Что касается оценки деятельности органа по сертификации, то необходимая для этого информация в письме отсутствует.

ПРИМЕЧАНИЕ. А могут ли быть случаи, когда изменение сроков инициирует сам орган по сертификации?

Конечно, например:

• когда деятельность организации носит сезонный характер, и через установленный интервал времени провести аудит не представляется возможным, т.к. время его проведения попадает на нерабочий сезон (например, когда строительная организация ведет работы в зоне вечной мерзлоты и добраться до места работ можно лишь в зимний период);
  
  
• когда оказывается, что в запланированное для аудита время деятельность организации по объективным причинам не будет осуществляться – из-за отсутствия сырья, отсутствия заказов, необходимости ликвидации последствий аварии и т.п.
  
  
• В этих случаях орган по сертификации по согласованию с организацией должен определить ближайшую возможность проведения очередного аудита, обеспечивающую обоснованность выводов о продолжающемся соответствии СМК требованиям ИСО 9001:2000.

_______________________

¹ Цитирование ИСО/МЭК 17021:2006 дается по переводу, выполненному в компании ООО «Интерсертифика-ТЮФ совместно с ТЮФ Тюринген».

Автор:  Качалов В.А.