Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2008, № 4

Наша организация является достаточно крупной, осуществляет транспортировку грузов по железной дороге и ремонт подвижного состава. СМК сертифицирована в 2005 г. При очередном инспекционном аудите было зафиксировано следующее несоответствие: «План ежегодного внутреннего аудита составлен не равномерно в течение года, а проводится в течение недели». Вместе с тем, за прошедшее время мы подготовили достаточное количество внутренних аудиторов, позволяющее проводить «срез» и анализ всей нашей СМК практически одномоментно, что представляется нам более рациональным. Действительно ли наш подход является несоответствием?

Если ответить коротко, то претензия аудиторов НИ­ЧЕМ не обоснована, поскольку в стандарте ISO 9001:2000 ОТСУТСТВУЕТ требование, устанавливающее или рейдирующее временной интервал, в течение которого должен быть проведен полный внутренний аудит СМК.

Вместе с тем, представляется важным рассмотреть не только оценку годовой программы внутренних ауди­тов, сделанную аудиторами органа по сертификации (не отвлекаясь на очередной пример безобразного тех­нического русского языка, которым «выражено» это несоответствие). Комментариев требует и ПОЗИЦИЯ организации по вопросу планирования внутренних аудитов.

Она выражается следующим образом: если полный внутренний аудит СМК планируется осуществлять раз в год, целесообразнее проводить его «залпом», а не «растягивать удовольствие» на целый год.

Есть ли объективные аргументы «за» эту позицию? Да. Они следующие.

Внутренние аудиты можно проводить силами внештатных аудиторов, поскольку нет нужды держать штатных аудиторов, которые будут заняты аудитами только одну неделю в году¹.

Руководителей и персонал подразделений «трево­жат» всего раз в году.

Анализ информации по аудитам со стороны руководства можно провести практически сразу, не дожидаясь конца года.

Аргументы вроде вполне разумные, с какой стороны ни посмотри, КРОМЕ ОДНОЙ. Эта сторона — САМА СМК. И вот почему.

Во-первых, в подразделении, которое аудиторы посещают всего раз в году, в течение всего оставшегося времени (а это 51 неделя из 52, т. е. 98% (!) годового балан­са) риск возникновения ошибок в период между внутренними аудитами НЕИЗБЕЖНО будет БОЛЬШЕ, чем в случае посещения подразделения с проверками несколько раз в году. Это связано с ПСИХОЛОГИЧЕСКИ предопределенным СНИЖЕНИЕМ чувства ответствен­ности, вызванным практически годовым периодом бес­контрольности. Подобное явление особенно свойственно большим и сложным по структуре организациям, кота-рой является та, чьи представители задали обсуждаемый вопрос. В таком случае нетрудно спрогнозировать последствия этого.

ВЕРОЯТНОСТЬ возникновения несоответствий тре­бованиям к СМК в период между ТАКИМИ аудитами будет БОЛЕЕ ВЫСОКОЙ. При этом НЕСООТВЕТ­СТВИЯ в СМК, появившиеся после проведения ТАКО­ГО аудита, будут существовать почти ЦЕЛЫЙ ГОД, по­скольку возможность их обнаружения появится не ранее окончания интервала между аудитами. Это означает, что СТЕПЕНЬ ОБЪЕКТИВНОСТИ заключений, сделанных по итогам «залпового» внутреннего аудита, которыми за­тем в компании руководствуются ВЕСЬ ГОД, с течением времени РИСКУЕТ значительно ПОНИЗИТЬСЯ и не отвечать фактическому положению дел. Это влечет за со­бой ИСКАЖЕННОЕ представление о текущем СОСТО­ЯНИИ СМК в первую очередь у того, кого назначили представителем руководства по СМК, а, как следствие, — и у руководства компании.

Во-вторых, НИКАКОЙ аудитор, занятый в аудитах всего одну неделю в году из 52, т. е. лишь 2% (!) годово­го баланса, НЕ СМОЖЕТ всегда поддерживать профес­сиональный уровень высоким, даже если он достиг этого уровня во время подготовки. Это значит, что НАДЕЖ­НОСТЬ (т. е. достоверность + полнота + тщательность и т. п.) ЗАКЛЮЧЕНИЙ ТАКИХ внутренних аудитов, оче­видно, будет ниже, чем у аудитов, проводимых сотрудни­ками, участвующих в них в качестве внутреннего аудито­ра в течение года более или менее равномерно МНОГО раз. Ведь только этот режим позволяет аудитору постоян­но поддерживать себя «в форме», применяя свои ауди­торские навыки СИСТЕМАТИЧЕСКИМ образом.

В-третьих, в стандарте ISO 9001:2000 требуется, что­бы программа внутренних аудитов планировалась «С УЧЕТОМ статуса и важности процессов и областей, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов». Из этого ОЧЕВИДНЫМ образом следует, что внутренний аудит ВАЖНЫХ процессов и областей ДОЛ­ЖЕН проходить ЧАЩЕ, чем аудит остальных. Таким об­разом, если аудит НЕВАЖНЫХ процессов и областей СМК хотят проводить, например, раз в год, то для ВАЖ­НЫХ процессов и областей он должен проводиться ЧАЩЕ.

Заключение. Сформулированное аудиторами несоот­ветствие не обосновано.

Вместе с тем, если бы процитированный в письме тезис был сформулирован в виде рекомендации, то он был бы вполне уместным. Внутренний аудит, как и внешний, должен «приносить ценность» организации. В Руководстве Группы по практике аудитирования ИСО 9001 (Руководство от 14.10.2004 «Как добавлять ценность во время процесса аудита») отмечено, что для добавления ценности организации в результате аудита:

• должна быть предоставлена информация высшему ру­ководству относительно способности организации до­стигать стратегические цели;
• должны быть идентифицированы проблемы, которые в случае их устранения будут улучшать деятельность организации;
• должны быть идентифицированы возможности для улучшения и возможные области риска.

С учетом же указанных соображений представляется, что принятый в данной компании подход к планирова­нию внутренних аудитов вряд ли позволяет рассчитывать, что добавляемая ими «ценность» будет значительной.

______________________________

¹Здесь пол «внештатными» понимаются не внешние аудиторы, а сотрудники самой организации, для которых деятель­ность в качестве внутреннего аудитора не является основным видом деятельности, в отличие от сотрудников, для которых проведение внутренних аудитов является «штатной» обязанностью.

Автор:  Качалов В.А.