Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2006, № 5
Версия для печати|
В нашей организации документированные процедуры, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2001, выполнены в форме стандартов предприятия (СТП) – в соответствии со сложившейся практикой разработки нормативной документации. При проведении сертификационного аудита аудиторы высказали замечание о несоответствии наименования существующих в организации нормативных документов (процедур) требованиям п. 4.2.1(в) ГОСТ Р ИСО 9001-2001, а именно: в наименовании шести требуемых стандартов документов, по их мнению, должно присутствовать слово «процедура». Насколько правы аудиторы? |
В соответствии с определением ИСО 9000:2005 (п. 3.4.5) «процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса».
Ключевым здесь является то, что способ осуществления деятельности должен быть «УСТАНОВЛЕННЫМ». При этом очень важно, что стандарт ИСО 9000:2005 (и ГОСТ Р ИСО 9000-2001 в том числе) ДОПУСКАЕТ документальное оформление процедуры (см. прил. 1 к п. 3.4.5 ИСО 9000:2005), но не содержит каких-либо ТРЕБОВАНИЙ к форме такого документального оформления.
Следует пояснить, что «установить» способ осуществления какой-то деятельности означает не что иное, как ОПРЕДЕЛИТЬ ОТВЕТЫ на следующие вопросы: КТО, КОГДА, ГДЕ и КАК должен осуществлять ЧТО-ТО (соответствующие действия). Если в организации определены ответы на указанные вопросы, то ПРОЦЕДУРА осуществления соответствующей деятельности или процесса ИМЕЕТСЯ. Если ответы на эти вопросы организация посчитает необходимым закрепить документально, она получит ДОКУМЕНТИРОВАННУЮ ПРОЦЕДУРУ, при этом ВНЕ ЗАВИСИМОСТИ от того, какая «шапка» будет на заголовке этого документа: «стандарт предприятия», «методическая инструкция», «методологическая инструкция», «инструкция», «регламент», «положение», «правила», «процедура» или какая-то иная.
Иными словами, речь при анализе любого документа должна идти не о НАЗВАНИИ, а о его СОДЕРЖАНИИ. По этой причине претензии аудиторов к организации необходимо признать необоснованными, поскольку из письма следует, что СОДЕРЖАНИЕ представленных аудиторам документов СООТВЕТСТВОВАЛО требованиям ИСО 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) к соответствующим документированным процедурам. А то, что сами документы назывались не «процедурами», а «стандартами предприятия», не имеет никакого значения.
Примечание. Рискну высказать предположение о том, ЧТО МОГЛО «подтолкнуть» аудиторов к высказыванию этого замечания: не очень точное представление о термине «процедура», точнее, о содержании примечания 2 к определению этого термина в ИСО 9000:2005.
Там сказано: «если процедура документирована, то часто используется термин “письменная процедура” или “документированная процедура”. Документ, содержащий процедуру, может называться “процедурным документом”». Если аудиторы, читая этот текст, слова «часто используется» или «может называться» трактовали:
- не как ВОЗМОЖНОСТЬ, а как ОБЯЗАННОСТЬ использовать словосочетания «письменная процедура», «документированная процедура» или «процедурный документ»
- не для определения КАТЕГОРИИ документа, а для его НАЗВАНИЯ или, как сказано в письме, его «НАИМЕНОВАНИЯ»,
то указанная в письме коллизия становится поистине реальной.
Автор: Качалов В.А.