1. О применении понятия «запись» при организации документооборота

В редакцию журнала «Методы менеджмента качества» поступило следующие обращение:

Уважаемая редакция!

В нашем отделе, отвечающем за сопровождение системы менеджмента качества, возник спор относительно того, являются ли наносимые на титульный лист документа его инвентарный номер и дата регистрации записью.

Просим Ваших экспертов помочь нам разрешить этот спор.

Будем благодарны за разъяснение.

Редакция обратилась с просьбой высказать свое мнение по этому вопросу к советнику генерального директора ООО «Интерсертифика-ТЮФ» Качалову В.А. Вот его ответ:

«Несмотря на отсутствие конкретности в поступившем обращении, можно попытаться представить себе аргументы той стороны, которая присваивает «уголку» на документе, указывающему дату постановки его на инвентарный учет и присвоенный ему инвентарный номер, статус записи. Они, скорее всего, следующие:

1. Правилами управления документами в организации установлен порядок регистрации утвержденных документов путем постановки их на инвентарный учет. Свидетельством осуществления этого является присвоенный документу его уникальный инвентарный номер и ссылка на дату такого присвоения.

2. Эти данные отражаются (фиксируются) на титульном листе зарегистрированного документа и его копиях, тем самым являясь свидетельством осуществленной деятельности по его регистрации.

3. А тогда, обратившись ко второй части определения, данного в пункте 3.8.10 ГОСТ Р ИСО 9000-2015, мы должны сделать вывод: это – запись.

Таковы «козыри» этой стороны.

Вместе с тем, оценивая приведенные аргументы с методической точки зрения, с ними согласиться нельзя».

С аргументами В.А. Качалова в пользу обоснования этой точки зрения заинтересовавшиеся могут познакомиться в № 6 журнала «Методы менеджмента качества» за 2022 год в рубрике «Вопрос эксперту».

2. Насколько востребованы практикой требования п. 8.5.6 ISO 9001:2015

Организация должна проводить анализ изменений в производстве продукции или предоставлении услуг и управлять ими в том объеме, который необходим для обеспечения продолжающегося соответствия требованиям¹⁾.

В оригинале:

The organization shall review and control changes for production or service provision, to the extent necessary to ensure continuing conformity with requirements ²⁾.

В одной из своих предыдущих публикаций (см. Качалов В.А. Чем должно доказываться выполнение требований п. 8.5.6 ISO 9001:2015. // Методы менеджмента качества, 2021, № 6) советник генерального директора ООО «Интерсертифика-ТЮФ» В.А. Качалов, подробно рассмотрел ошибки, допускаемые организациями и, вслед за ними, аудиторами, при оценке информации, предъявляемой сертифицируемыми организациями в качестве свидетельств соответствия указанным требованиям, а также высказал рекомендации относительно того, как избежать возможного «обаяния» со стороны сертифицируемой организации и выбрать для анализа и оценки выполнения требований п. 8.5.6 ISO 9001:2015 правильные примеры.

В своей новой публикации В.А. Качалов предлагает взглянуть на вышеприведенное требование совсем с другой точки зрения: насколько В ПРИНЦИПЕ обоснованно, логично и уместно наличие указанных выше требований именно в разделе 8.5 ISO 9001:2015.

Поводом для рассмотрения этой точки зрения стали его наблюдения, которые он проанализировал через призму нескольких важных обстоятельств.

Заинтересовавшиеся данной проблемой могут познакомиться с точкой зрения В.А. Качалова в его публикации «Положения п. 8.5.6 ISO 9001:2015 «Управление изменениями»: насколько они востребованы практикой?» в журнале «Методы менеджмента качества», № 9 за 2022 г.