Аудитирование политики и целей в области качества, а также анализа со стороны руководства

1. Аудитирование политики в области качества

Политику в области качества и ее результативное развертывание по-настоящему можно оценить только на основе полных результатов аудита.

В методы аудита следует включать:

Интервьюирование высшего руководства, чтобы понять его подход и обязательства по отношению к вопросам качеству (см. «Руководство по аудитированию процессов высшего руководства»).
Оценивание (на основе записей анализа со стороны руководства) обязательств и участия высшего руководства в установлении, реализации, мониторинге и актуализации политики в области качества.
Оценку того, результативно ли руководство «перевело» политику в области качества в доступные для понимания слова и руководящие указания на всех уровнях организации с установлением соответствующих целей для каждой соответствующей функции/уровня.
Проведение интервью с персоналом, чтобы верифицировать, имеет ли он требуемую осведомленность, понимание и знание того, каким образом политика организации в области качества относится к его собственной деятельности, независимо от терминов, используемых этими людьми для выражения своего понимания.
Поиск свидетельств результативного распространения политики в области качества путем соответствующей коммуникации.

2. Аудитирование целей в области качества

Аудиторам нужно верифицировать, что были определены общие цели организации в области качества; что они отражают политику в области качества; что они согласованы, имеют связь и совместимы с общими целями бизнеса, включая ожидания потребителя. Если это не так, то аудиторам следует вновь оценить обязательства высшего руководства по отношению к вопросам качества.

Целям в области качества необходимо быть измеряемыми и документированными.

Не существует никакого установленного способа идентификации или документирования целей в области качества, поскольку они могут быть включены в бизнес-планы, выходные данные анализа со стороны руководства, годовые бюджеты и т.д. Задачей аудиторов является убедиться в том, что цели документированы адекватно.

Аудиторам следует получить свидетельства того, что существует способ соответствующего развертывания целей в области качества по структуре и процессам организации, связывающий общие стратегические цели с целями руководства и ниже – с целями конкретных видов деятельности.

Рекомендуется проводить анализ документированных целей в области качества на стадии аудита, связанной с анализом документации.

Перед окончанием аудита аудиторы должны убедиться, что цели в области качества реалистичны и уместны и что организация выделила ответственному персоналу соответствующие ресурсы для достижения его целей. Свидетельства этого следует получить на всех уровнях организации.

Цели в области качества не являются статичными, их необходимо обновлять в свете текущей бизнес-конъюнктуры и поиска постоянного улучшения. Аудиторам следует верифицировать, отражает ли общая деятельность организации намерения политики в области качества и то, насколько приемлемо достигаются цели в области качества.

Аудиторам следует иметь в виду, что цели могут быть количественными или качественными. Им следует также помнить, что существует четкая связь между динамическим аспектом пересмотра политики и целей в области качества и обязательством организации по постоянному улучшению.

3. Аудитирование анализа со стороны руководства

ИСО 9001 требует, чтобы высшее руководство проводило через запланированные интервалы времени анализ системы менеджмента качества организации в целях обеспечения уверенности в ее сохраняющейся пригодности, адекватности и результативности. Анализ может быть проведен на специальном совещании, но это не является требованием стандарта. Существует много способов проведения анализа системы менеджмента со стороны руководства, таких, как получение и анализ отчета, подготовленного уполномоченным от высшего руководства или другим персоналом, использование электронных методов коммуникации, а также обсуждение этих вопросов в ходе плановых совещаний руководства, на которых обсуждаются бюджет и цели деятельности.

Анализ со стороны руководства является процессом, который следует осуществлять и аудитировать с применением процессного подхода.

В разделе 5.6.2 ИСО 9001 установлены «входы» в процесс анализа со стороны руководства. Все эти позиции должны быть рассмотрены. Вместе с тем, это не ограничивает перечень вопросов, которые могут быть подвергнуты анализу. Все анализируемые вопросы должны рассматриваться не отдельно или совместно, а как часть общего анализа бизнес-деятельности. Аудиторам следует знать, что исходная информация для анализа может быть в разных формах, таких, как отчеты, карты трендов и т.д.

В качестве доказательства успешной реализации процесса анализа со стороны руководства следует рассматривать решения, относящиеся:

к изменениям политики и целей в области качества;
к планам и возможным действиям по улучшению;
к изменению ресурсного обеспечения;
к пересмотру бизнес-планов;
к бюджету.

«Выход» этого процесса может относиться не только к деятельности по улучшению или к изменениям. Он может включать в себя решения по другим важным вопросам, таким, как планы освоения новой продукции.

Стандарт требует ведения записей, касающихся анализа со стороны руководства, но их формат не устанавливает. Протокол совещания по анализу системы является наиболее общим видом таких записей, при этом электронные записи, карты со статистическими данными, презентации и т.п. также могут быть приемлемой формой записей.

Процесс анализа со стороны руководства может также включать в себя элементы планирования системы менеджмента качества, когда предметом рассмотрения являются изменения в процессах и системах. В таких случаях аудиторам следует выяснить, проанализировано ли следующее:

Будут ли изменения в системе менеджмента или в бизнес-деятельности влиять на другие части системы или бизнеса?
Была ли проведена оценка предлагаемых изменений перед их внедрением?
Учтены ли при разработке стратегического плана требования раздела 4.1?
Определены ли необходимые меры по управлению аутсорсинговыми процессами перед передачей их на аутсорсинг?

Процесс анализа со стороны руководства должен проводиться не только лишь для выполнения требований стандарта и удовлетворения аудиторов, он должен быть составной частью общего процесса бизнес-менеджмента организации. Общий анализ со стороны руководства является комплексным процессом, затрагивающим различные уровни организации. Обычно это двусторонний процесс, осуществляемый высшим руководством на основе информации, поступающей со всех уровней организации. Эта деятельность может осуществляться в диапазоне от ежедневных, еженедельных и месячных совещаний в подразделениях до простых обсуждений или отчетов.

Аудиторам следует изучить свидетельства того, что «входы» и «выходы» процесса анализа со стороны руководства соответствуют масштабам и сложности организации и что они используются для улучшения бизнеса. Аудиторам также следует рассмотреть, как структурировано управление организацией и как процесс анализа со стороны руководства используется в рамках этой структуры.

Дата публикации: 5 июня 2009 г.

Возврат к списку