Вопрос эксперту. Журнал «Методы менеджмента качества», 2020, № 11

О применении процедуры управления собственностью потребителей и поставщиков в соответствии с п. 8.5.3 ISO 9001:2015

Наша организация осуществляет строительно-монтажные работы и внедряет систему менеджмента качества (СМК) применительно к этой деятельности на основе стандарта ISO 9001:2015 [1]. Для обеспечения соответствия требованиям п. 8.5.3 «Собственность, принадлежащая потребителям или, внешним поставщикам» мы разрабатываем процедуру управления собственностью потребителя и внешних поставщиков, к которой у нас относятся получаемые от заказчика проектно-сметная документация, бытовые городки (иногда мы осуществляем строительство вахтовым методом, и для проживания сотрудников мы арендуем часть бытовых городков заказчика) и специальная строительная техника, а от поставщиков — доставляющие строительные материалы транспортные средства, заезжающие на территорию выполнения строительных работ, и возвратная тара от некоторых закупаемых строительных материалов. Очень часто после окончания работ по договору какая-то собственность потребителей и поставщиков некоторое время продолжает оставаться у нас. В связи с этим просим пояснить: обязаны ли мы применять процедуру управления данной собственностью потребителя и поставщиков строительных материалов после того, как строительство заказанного потребителем объекта завершено? Заранее благодарны.

Заданный вопрос затрагивает на самом деле не одну, а две проблемы.

Проблема первая. КО ВСЕЙ ЛИ УКАЗАННОЙ СОБСТВЕННОСТИ ДОЛЖНЫ ПРИМЕНЯТЬСЯ ТРЕБОВАНИЯ п. 8.5.3 ISO 9001:2015?

Организуя реализацию самого первого требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015 [1], а именно:

• организация должна заботиться о СОБСТВЕННОСТИ потребителей или внешних поставщиков, когда она находится под управлением организации или используется ею¹,

организации необходимо понимать, что оно «работает» ТОЛЬКО тогда, когда соблюдены совместно ДВА условия:

1) соответствующие объекты, передаваемые организации потребителями или поставщиками, были ОФИЦИАЛЬНО заявлены ими в соответствующих договорах с организацией в качестве их СОБСТВЕННОСТИ² с условием ВЕРНУТЬ ее в соответствии с условиями, указанными в договоре;

2) эти объекты ЗАПРАШИВАЮТСЯ организацией и ПЕРЕДАЮТСЯ ей под управление и временное использование В ПРЯМОЙ СВЯЗИ с заключенными договорами с потребителями на осуществление сертифицируемого вида деятельности, а именно:

а) ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ в состав выпускаемой организацией по договорам с этими потребителями продукции или предоставляемых услуг;

б) ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ организацией при выполнении работ по созданию ею продукции или предоставлению услуг по договорам с этими потребителями.

А теперь давайте проанализируем, как выполняются эти условия применительно к названным в письме примерам собственности.

Рассмотрим первую группу. В нее автор включил следующие объекты, на которые организация собирается распространить требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015:

• проектно-сметную документацию (далее — ПСД) как собственность потребителя;

• транспортные средства, заезжающие на строительную площадку для доставки поставляемых строительных материалов, и возвратную тару в качестве собственности внешних поставщиков.

Начнем с ПСД.

Особенностями этого объекта является то, что:

а) для данной, да и вообще для любой строительной организации ПСД является исходной информацией, заданием на работу или, говоря языком стандарта, требованиями заказчика к сооружаемому объекту, включаемыми в состав договора. При этом автору и его коллегам неизвестны случаи, чтобы ТАКАЯ информация ОФИЦИАЛЬНО заявлялась заказчиком как его собственность (заметим, что в данном случае она может выступать только в форме интеллектуальной собственности, защищенной в установленном законом порядке)³;

б) применение ПСД не только не требует от организации-исполнителя получения СОГЛАСИЯ или РАЗРЕШЕНИЯ (приобретения лицензии) на ее применение, а наоборот, заказчик официально ПОРУЧАЕТ организации (в каком-то смысле даже ее «нижайше ПРОСИТ») ПРИМЕНИТЬ (реализовать) переданную ей ПСД;

в) эта собственность является уникальной, поэтому (даже будучи реализованной в неизменном, т. е. в ПЕРВОНАЧАЛЬНОМ, виде) после окончания строительства свою ИСХОДНУЮ ценность (в смысле возможности прямого повторного применения) ТЕРЯЕТ, хотя, конечно, некоторые содержащиеся в ПСД разработки могут иметь ценность в качестве прецедента. По этой причине заявителю НЕТ никакого резона включать в договор с организацией требование о ее возврате (во всяком случае, автору подобные случаи неизвестны). Тем более что содержащаяся в ПСД информация-задание передается организации-исполнителю в виде КОПИИ, т. е. на самом деле «из рук» потребителя-заявителя САМА ПСД как таковая и «НЕ УХОДИЛА», оставаясь в его распоряжении В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ без каких-либо ограничений.

Все это говорит о том, что ПСД не имеет одного из двух (а именно первого) необходимых признаков, о которых говорится выше. Поэтому на нее требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015 НЕ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ. Другое дело, что к ней в рамках СМК, как к информации, отражающей требования потребителей, должны быть применены требования п. 8.2 ISO 9001:2015.

Что касается обязательств организации по возврату поставщику его возвратной тары, в которой он поставлял какие-то строительные материалы, то такая тара действительно временно ПОПАДАЕТ под управление организации, находясь под ее «юрисдикцией» в период между выгрузкой полученных материалов и отправкой пустой тары ее собственнику. Но в ЭТО время данная тара САМА ПО СЕБЕ никак НЕ УЧАСТВУЕТ в осуществлении сертифицируемой строительно-монтажной деятельности, и, соответственно, управление ею НЕ ВХОДИТ в область применения СМК.

Еще проще ситуация с транспортными средствами, заезжающими на стройплощадку для доставки строительных материалов. Они, даже являясь собственностью поставщика, вообще НЕ ПЕРЕДАЮТСЯ организации в управление и никак сами по себе НЕ УЧАСТВУЮТ в осуществляемой организацией строительно-монтажной деятельности.

Отмеченные обстоятельства безальтернативно указывают на то, что и на возвратную тару, и на указанные транспортные средства требования п. 8.5.3 тоже НЕ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ, как и на ПСД.

Другое дело, что организация, конечно же, ДОЛЖНА будет заботиться И о сохранении переданной ей ПСД, И о том, чтобы при перемещении по строительной площадке транспортные средства поставщика не получили повреждений, так же как И о том, чтобы во время временного хранения не была повреждена возвратная тара поставщика. Но так должно происходить НЕ потому, что организация собралась распространить на эти объекты требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015, ибо ЭТИ требования на данные объекты, как показано выше, не распространяются. В ПРИНЦИПЕ. Эти обязательства возникают у организации на основе ДРУГИХ правил:

• применительно к ПСД — это требования п. 7.5.3 ISO 9001:2015 к сохранению ПСД как необходимой документированной информации внешнего происхождения;

• применительно к транспортным средствам и возвратной таре поставщика — это возникающая ответственность в случае причинения вреда чужой собственности в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

Итог по этой группе: организация ВПРАВЕ распространить требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015 на управление ПСД заказчика, а также транспортными средствами и возвратной тарой поставщика, но делать это в рамках сертифицируемой СМК она НЕ ОБЯЗАНА.

Во вторую группу «объектов чужой собственности» автор отнес бытовые городки потребителя. Здесь при рассмотрении вопроса о необходимости и рациональности отнесения их к собственности потребителя, которую организация решила поставить под свое специальное управление «под воздействием» требований п. 8.5.3 ISO 9001:2015, также необходимо учесть ее особенности.

Практически аналогичная ситуация была подробно рассмотрена автором ранее [2]. Там обсуждался вопрос необходимости распространения требований п. 8.5.3 ISO 9001:2015 на комнату приема пищи и находящееся там оборудование в арендуемой организацией части здания. Не имея возможности повторить все высказанные в этом ответе соображения, отразим здесь главный сделанный там вывод: в соответствии требованиями п. 8.5.3 ISO 9001:2015 организация должна проявлять заботу ЛИШЬ о ТОЙ собственности внешних поставщиков, находящейся под управлением организации или используемой ею, которая ВЛИЯЕТ на способность организации постоянно обеспечивать соответствие требованиям потребителей и применимым законодательным и нормативным правовым требованиям.

И если применительно к транспортным средствам и возвратной таре поставщика ОТСУТСТВИЕ такого влияния очевидно, то в отношении бытовых городков здесь не все так однозначно, ибо установить наличие и степень ТАКОГО влияния должна САМА организация.

Да, в ОБЩЕМ случае (с точки зрения автора) влияние бытовых городков, обеспечивающих социально-бытовые потребности строителей-вахтовиков, на СПОСОБНОСТЬ данной организации постоянно обеспечивать соответствие требованиям потребителей и применимым законодательным и нормативным правовым требованиям вызывает очень большое сомнение. Но все равно окончательную оценку здесь, конечно же, должна дать сама организация, приняв на ее основе (с учетом выявленных рисков) решение о распространении или нераспространении на управление бытовыми городками требований п. 8.5.3.

Что касается специальной строительной техники, отнесенной автором в третью группу «объектов чужой собственности», то здесь нет никаких сомнений, что она передана во временное пользование и применяется организацией для осуществления сертифицируемой деятельности по заказу именно того потребителя, чьей собственностью данная техника является, и обладает всеми указанными выше признаками для распространения на нее требований п. 8.5.3.

Общее заключение. Из приведенных в письме примеров собственности потребителей и внешних поставщиков требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015:

• изначально и в полной мере РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ на управление специальной строительной техникой, передаваемой организации потребителями для выполнения работ по их заказам, и

• ДОЛЖНЫ БЫТЬ распространены на управление бытовыми городками, ЕСЛИ организация обнаружит влияние этих объектов на ее способность постоянно обеспечивать соответствие требованиям потребителей и применимым законодательным и нормативным правовым требованиям. На все другие упомянутые в письме объекты (ПСД, транспортные средства и возвратная тара) требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015 изначально НЕ РАСПРОСТРАНЯЮТСЯ. Другое дело, что организация ВПРАВЕ инициативно распространить механизм реализации этих требований и на данные объекты, включая в их число и бытовые городки даже при отсутствии у них указанного выше влияния.

Теперь можно рассмотреть вторую, основную проблему.

Проблема вторая. ОБЯЗАНА ЛИ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИМЕНЯТЬ ТРЕБОВАНИЯ п. 8.5.3 ISO 9001:2015 К УПРАВЛЕНИЮ СОБСТВЕННОСТЬЮ ПОТРЕБИТЕЛЯ ПОСЛЕ ТОГО, КАК СТРОИТЕЛЬСТВО ЗАКАЗАННОГО ИМ ОБЪЕКТА ЗАВЕРШЕНО?

Чтобы ответить на этот вопрос, вначале надо разобраться в том, ЗАЧЕМ в ISO 9001:2015 от организации требуется что-то СПЕЦИАЛЬНО делать с чужой собственностью.

Вопрос далеко не праздный, ведь совершенно очевидно, что организация, получая во временное управление и использование какую-то собственность потребителя, будет ОБЯЗАНА, исполняя соответствующие имеющие юридическую силу обязательства, СОХРАНЯТЬ ее.

Да, ответственность за ИСХОДНУЮ работоспособность предоставляемой нашей организации специальной строительной техники и функциональность бытовых городков будет нести их владелец, т. е. заказчик работ. Более того, организация, скорее всего, обязательно ПРОВЕРИТ все это при ПРИЕМЕ данной собственности под свое управление. Но ответственность за последующую СОХРАННОСТЬ (в том числе за поддержание работоспособности) однозначно будет возложена в договорах на САМУ организацию. И по этой причине ей ПРИДЕТСЯ осуществлять заботу об этих объектах — самой и/или с привлечением специализированных организаций. Причем без какой-либо связи с наличием или отсутствием у нее сертифицированной СМК. Просто ПО ДОГОВОРУ приема-передачи. И ДО ТЕХ ПОР, пока она ЮРИДИЧЕСКИ значимым образом не возвратит эти объекты их собственнику.

Поэтому важно понять, в какой тогда связи с этой ситуацией находятся требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015.

Ответ нам подсказывает сам стандарт: потому что в нем говорится ЛИШЬ о той собственности, которая (см. второй абзац п. 8.5.3):

а) либо ВКЛЮЧАЕТСЯ В СОСТАВ ПРОДУКЦИИ;

б) либо ИСПОЛЬЗУЕТСЯ организацией.

В первом случае потребитель в рамках заключенного договора на строительство соответствующих объектов объявляет и передает организации — исполнителю заказа свою собственность для последующего ВКЛЮЧЕНИЯ ее в состав заказанной им строительной продукции. При этом очевидно, что:

(i) это могут быть ТОЛЬКО соответствующее сырье, материалы, комплектующие и

(ii) что о них организации НАДО заботиться, поскольку у нее НЕТ НИКАКИХ ПРАВ самостоятельно, без санкции потребителя что-либо из этого менять/заменять. И именно это обстоятельство выступает в СМК как ключевой аргумент в пользу необходимости сохранения собственности потребителя и соответствующего управления ею в ДОПОЛНЕНИЕ к стандартным обязательствам по обеспечению сохранности, основанным на формуле «передал-принял».

К ситуации, описанной в письме, данный случай отношения не имеет.

Во втором случае речь идет о собственности потребителя, которая передается организации в управление и использование ПОТОМУ, что она соответствующими объектами НЕ ОБЛАДАЕТ и по ЭТОЙ причине НЕ СМОЖЕТ выполнить заказ, если потребитель ее этим не обеспечит. При этом после выполнения его заказа у потребителя есть все основания потребовать возврата этой его собственности. Но тогда опять очевидно, что:

(iii) этим может быть ЛИШЬ то, без чего не может быть выполнен заказ, но чего у организации НЕТ — например, элементов инфраструктуры (специализированного оборудования, специальной техники и оснастки, особых средств измерений и испытаний, особой упаковки/тары и т. п.) или прав на использование защищенной в установленном порядке интеллектуальной собственности;

(iv) организация будет обязана обеспечить заботу о такой собственности не только потому, что ее придется ВОЗВРАЩАТЬ или ПРЕКРАЩАТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ после истечения срока действия соответствующей лицензии. Здесь, как и в первом случае, обстоятельства, отмеченные в (iii), усиливают и дополняют ТРАДИЦИОННЫЕ требования о сохранении собственности потребителя как таковой именно в связи с наличием СМК: эта собственность, будучи полученной от потребителя в РАБОТОСПОСОБНОМ, ФУНКЦИОНИРУЮЩЕМ состоянии, нужна организации в ЭТОМ СОСТОЯНИИ и далее во время ее использования. А для этого о ней необходимо ЗАБОТИТЬСЯ.

Все это исчерпывающим образом объясняет и ОСНОВАНИЯ, и СУТЬ требований п. 8.5.3 ISO 9001:2015. Как и то, почему никакая ИНАЯ собственность потребителя, которая может временно передаваться им организации — исполнителю заказа в рамках каких-то ДРУГИХ договоров с ним, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ к области сертификации СМК, НЕ ИМЕЕТ отношения к той собственности, о которой говорится в этом пункте.

Теперь можно проанализировать саму ситуацию, а точнее, ДВЕ ситуации, возникающие в том случае, когда заказ потребителя ИСПОЛНЕН, а его собственность по тем или иным причинам все еще остается под управлением организации.

Ситуация первая. Специальная строительная техника и бытовые городки временно остаются в распоряжении организации и продолжают находиться под ее управлением, хотя потребность в них ИСЧЕЗЛА и организация В ПРИНЦИПЕ в них больше не нуждается.

В таком случае основания для применения к ним требований п. 8.5.3 ISO 9001:2015 ИСЧЕЗАЮТ. Другое дело, что при этом за организацией СОХРАНЯЮТСЯ обязательства и в этих условиях обеспечить управление собственностью потребителя таким образом, который позволит выполнить соответствующие условия возврата данной собственности ее настоящему владельцу.

Вместе с тем понятно, что в этих условиях ПРОДОЛЖЕНИЕ использования положений п. 8.5.3 относительно идентификации, верификации, сохранения и защиты «чужой собственности» ПОЗВОЛИТ организации минимизировать риск возникновения ответственности в связи с утратой, повреждением или другим способом приведения этой собственности в состояние, непригодное для ее дальнейшего использования. Несмотря на то что источником этой ответственности, как указывалось выше, будут уже не требования ISO 9001:2015, а действующее законодательство об охране собственности.

Ситуация вторая. Специальная строительная техника и бытовые городки временно остаются в распоряжении организации и продолжают находиться под ее управлением, при этом потребность в них НЕ ИСЧЕЗЛА и организация хотела бы ПРОДОЛЖИТЬ их использование для выполнения каких-то строительно-монтажных работ по ДРУГИМ договорам.

На законных основаниях это возможно ТОЛЬКО тогда, когда их собственник (т. е. БЫВШИЙ заказчик) даст на это соответствующее РАЗРЕШЕНИЕ (вне зависимости от того, за плату или безвозмездно), автоматически превращаясь при этом из потребителя в обычного внешнего ПОСТАВЩИКА.

Но тогда, поскольку эти элементы чужой собственности очевидным образом (как специальная строительная техника) или на основе оценки организации (как бытовые городки, если так посчитает организация) ВЛИЯЮТ на сертифицируемую деятельность, на ДАЛЬНЕЙШЕЕ управление ими ДОЛЖНЫ быть распространены требования п. 8.5.3 ISO 9001:2015.

Общее заключение. Необходимость применения в СМК требований п. 8.5.3 ISO 9001:2015 относительно управления собственностью потребителей возникает лишь тогда, когда эта собственность передается организации для ВКЛЮЧЕНИЯ в состав продукции, ЗАКАЗАННОЙ потребителями, или для ее использования/применения ПРИ СОЗДАНИИ такой продукции. Поэтому, если соответствующий заказ выполнен, обязательность применения требований п. 8.5.3 к «привязанной» к этому заказу собственности в рамках СМК автоматически ПРЕКРАЩАЕТСЯ.

Обращаясь к письму, это означает следующее: если организация дальнейшее использование полученной ранее специальной строительной техники или бытовых городков ПРЕКРАТИЛА, то никаких ОБЯЗАННОСТЕЙ «применять процедуру управления собственностью потребителя после того, как строительство заказанного объекта завершено», в рамках СМК у организации НЕТ. Или, глядя на эту ситуацию с практической точки зрения: если в ходе сертификационных действий будет выяснено, что в этих обстоятельствах организация ПРЕКРАТИЛА применять свою процедуру по отношению к данным объектам, никакого влияния на результаты сертификации СМК это иметь не БУДЕТ.

Вместе с тем понятно, что юридически оформленные обязательства организации по сохранению и возврату потребителю его собственности в соответствии с установленными условиями приема-передачи будут продолжать действовать и после выполнения обязательств договора по сооружению соответствующих объектов. Поэтому продолжение применения к оставшейся под управлением организации собственности потребителя порядка, установленного в п. 8.5.3 ISO 9001:2015, является рациональным, ибо позволяет минимизировать риски возникновения ответственности организации в случае нанесения ущерба этой собственности.

Другое дело, когда организация НА ЗАКОННЫХ основаниях намерена ПРОДОЛЖАТЬ использовать специальную строительную технику или бытовые городки, являющиеся собственностью БЫВШЕГО заказчика, ПОСЛЕ выполнения договора с ним о сооружении соответствующих объектов. В таком случае применение требований п. 8.5.3 в отношении ЭТОЙ специальной строительной техники и/или бытовых городков для нее становится ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ. Иначе говоря, в ТАКОМ случае организации будет НЕОБХОДИМО «применять процедуру управления собственностью потребителя и после того, как строительство заказанного объекта завершено». Другое дело, что в этом случае ДАННАЯ собственность, говоря терминами стандарта, будет принадлежать теперь уже не потребителю, а внешнему поставщику.

Это и есть прямой ответ на заданный в письме вопрос.

 

 

____________

 

СНОСКИ

1. Цитирование ISO 9001:2015 дается в авторском переводе. Выделение в цитатах отдельных слов заглавными буквами сделано автором.

2. Мы не рассматриваем здесь вопрос ЗАКОННОСТИ объявления того или иного объекта СОБСТВЕННОСТЬЮ потребителя или внешнего поставщика.

3. Мы не обсуждаем здесь вопрос о том, КАК заказчик получил права на интеллектуальные результаты деятельности организации-проектировщика, если проект разрабатывал не сам заказчик.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO 9001:2015. Quality management systems. Requirements.

2. Качалов В.А. О собственности потребителей или внешних поставщиков // Методы менеджмента качества. — 2018. —№ 8. — С. 44—49.

Автор:  Качалов В.А.