Вопрос эксперту. Журнал «Методы менеджмента качества», 2019, № 6

О требованиях ISO 14001 к действиям в отношении принятых организацией обязательств

Наша организация сертифицирована на соответствие требованиям стандарта ISO 14001:2015. Для выполнения его требований мы идентифицировали экологические требования (федеральные законы, постановления Правительства, НП, СНиП и др.) и составили их Реестр. Для исполнения этих требований в организации установлено ознакомление соответствующего персонала с Реестром и документами, входящими в его состав, под подпись на листах ознакомления. При реализации этого правила у нас возник спор с работниками юридической службы. Они считают, что ознакомление с законодательными актами (федеральными законами, постановлениями Правительства) «под подпись» избыточно, поскольку работники обязаны знать законы, при этом незнание законов от ответственности не освобождает. Им представляется вполне достаточным то, что персонал будет ознакомлен с Реестром, который устанавливает перечень применимых экологических требований. В связи с этим у нас возник вопрос к вашим экспертам: будет ли считаться несоответствием требованиям ISO 14001:2015 отсутствие письменных свидетельств ознакомления работника с законодательными актами, которыми он должен руководствоваться в своей работе? И если да, то какие требования этого стандарта при этом оказываются невыполненными? Заранее благодарим за ответ.

Заметим, что кроме собственно описанной проблемы в письме невольно поднят очень важный вопрос о взаимоотношениях между обязанностью организации и ее сотрудников соблюдать национальное законодательство и добровольным решением организации соблюдать требования международных стандартов на системы менеджмента. Он требует отдельного рассмотрения, хотя некоторые аспекты этих взаимоотношений автор будет вынужден затронуть уже здесь.

Сейчас же, рассматривая сам заданный вопрос, давайте попробуем сформулировать его шире: ОБЯЗЫВАЕТ ли ISO 14001:2015 (далее — ISO 14001) [1] организацию фиксировать и сохранять документированную информацию, являющуюся свидетельством ознакомления соответствующих лиц с содержанием ВСЕХ применимых к организации экологических требований?

Перед тем как аргументировать свою позицию, автор считает важным обратить внимание на два связанных с этим вопросом обстоятельства, позволяющих точнее установить СУТЬ и ГРАНИЦЫ поднятой проблемы.

Первое. То, что в письме названо экологическими требованиями, в ISO 14001 называется принятыми обязательствами. Они в этом стандарте (см. п. 3.2.9) определены как правовые ТРЕБОВАНИЯ, которым организация должна соответствовать, и другие ТРЕБОВАНИЯ, которым она должна соответствовать или которые она выбрала, чтобы им соответствовать¹. При этом в самом ISO 14001 содержится целый ряд положений, как напрямую касающихся принятых обязательств, так и связанных с ними, которые мы рассмотрим ниже, поскольку именно в них найдем ответ на заданный вопрос.

Возвращаясь к письму, скажем: вызывает большое сомнение, что в составленном Реестре указаны именно принятые обязательства, или, как сказано в письме, перечень применимых экологических требований. Ибо ТРАДИЦИОННО в таких реестрах, перечнях, списках и т. п. приводят ЛИШЬ наименования соответствующих документов. В лучшем случае — с указанием статей, параграфов или пунктов, содержащих соответствующие требования.

Ведь если это не так и Реестр содержит именно требования, то необходимость в дополнительном ознакомлении с полными текстами документов действительно отпадает, поскольку персонал знакомят с Реестром, а значит, и с самими ТРЕБОВАНИЯМИ. И тогда соображения работников юридической службы об избыточности дополнительного ознакомления с самими документами имеют под собой все основания, хотя и совсем ПО ДРУГИМ причинам, чем аргументировали свои возражения юристы.

Однако с учетом того, что в этой организации с документами все-таки решили знакомить соответствующих работников, представляется, что Реестр выполняет в этой организации лишь функцию СПРАВОЧНИКА или СПИСКА документов, В КОТОРЫХ содержатся принятые обязательства. К этому обстоятельству мы тоже еще вернемся.

Второе. Необходимо обратить внимание, что авторы письма связывают приведшую к спору проблему ТОЛЬКО с законодательными актами и никак не относят ее к ДРУГИМ требованиям, входящим в понятие принятые обязательства. А это означает, что юристы этой организации «сидят на двух стульях»: считая ПРИНЦИПИАЛЬНО избыточным ознакомление сотрудников с содержанием законодательных актов из Реестра, они СОГЛАСНЫ при этом с тем, что с другими документами из этого же Реестра знакомить соответствующий персонал не просто НЕОБХОДИМО, а необходимо под роспись. Это обстоятельство мы тоже еще обсудим, а сейчас перейдем к поиску собственно ответа на заданный вопрос.

Начнем с того, что требований ISO 14001 к действиям в отношении принятых организацией экологических обязательств немало. Они заключаются в том, чтобы организация:

• установила принятые обязательства, документировала их, учла при обеспечении функционирования своей системы экологического менеджмента (СЭМ), определила, как она будет их выполнять (п. 6.1.3), и

• планировала эти действия (п. 6.1.4);

• учитывала свои принятые обязательства при постановке экологических целей (п. 6.2.1);

• установила необходимую компетентность лиц, осуществляющих работу под ее управлением, которая влияет на способность организации выполнять свои принятые обязательства, и обеспечила, чтобы эти лица были компетентными на основе соответствующего (подходящего) образования, подготовки или опыта (п. 7.2);

• учитывала свои принятые обязательства при создании своих процессов коммуникации (п. 7.4.1);

• соответствующим образом идентифицировала принятые обязательства внешнего происхождения и управляла своими документированными «экологическими» обязательствами внешнего происхождения (п. 7.5.3);

• осуществляла оценку выполнения принятых обязательств, а также фиксировала и сохраняла в виде документированной информации результаты этой оценки (п. 9.1.2);

• проводила оценку степени выполнения принятых организацией обязательств при проведении анализа СЭМ со стороны руководства (п. 9.3).

И хотя содержащаяся в письме информация не позволяет получить ни положительного, ни отрицательного ответа на вопрос о том, выполняются ли эти требования, ОДНО из них имеет к нашему случаю самое непосредственное отношение. Речь идет о требованиях п. 7.2.

И вот почему.

Для выполнения совокупности требований из числа принятых организацией обязательств на соответствующих лиц должны быть возложены специфические обязанности и ответственность, а также предоставлены полномочия. И сделано это должно быть в рамках трудового договора и установленных в организации процедур ТАК, чтобы эти обязанности ОФИЦИАЛЬНО стали ТРУДОВЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ этих лиц. А именно организация должна ОДНОЗНАЧНО указать, за исполнение КАКИХ из принятых обязательств несет ответственность данное лицо. Иначе говорить о том, что оно за них ОТВЕЧАЕТ, будет неправомерно.

А поскольку работник обязан добросовестно ИСПОЛНЯТЬ свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором (ст. 21 Трудового кодекса Российской Федерации [2]), то их несоблюдение является нарушением трудового законодательства и ведет к дисциплинарной и материальной ОТВЕТСТВЕННОСТИ в порядке, установленном настоящим кодексом и иными федеральными законами, а также к привлечению к гражданско-правовой, административной и уголовной ОТВЕТСТВЕННОСТИ в порядке, установленном федеральными законами ([2], ст. 419).

По этой причине позиция сотрудников юридической службы представляется половинчатой и непоследовательной, ибо ответственность за неисполнение работником требований, не только законодательных, но и любых иных, указанных ему в соответствии с Трудовым кодексом как ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ для исполнения, наступает ТОЖЕ вне зависимости от того, КАК его ознакомили с этими требованиями — под роспись или нет.

Вместе с тем здесь необходимо подчеркнуть, что данное наблюдение автор привел лишь для того, чтобы показать: у организации и соответствующих органов есть ЗАКОННЫЕ основания для ПРИВЛЕЧЕНИЯ сотрудника к ответственности ПРИ несоблюдении или нарушении им соответствующих требований. И это вполне логично, ожидаемо и не оспаривается. Но мы-то обсуждаем здесь совсем другое.

В организации внедрили ISO 14001 и руководствуются положениями этого стандарта, целью которого является не поиск оснований или определение мер ответственности за нарушение (несоблюдение) принятых обязательств, а МИНИМИЗАЦИЯ (в идеале — ИСКЛЮЧЕНИЕ) самой ВОЗМОЖНОСТИ таких нарушений. А это — принципиально ДРУГАЯ задача, за решение которой никакие законодательные акты НЕ ОТВЕЧАЮТ.

В отличие от международного стандарта ISO 14001.

Соответствующие положения ISO 14001 направлены на обеспечение результативности усилий организации ИМЕННО в этом направлении. На это работают и положения п. 7.2, которые в качестве одной из мер по снижению риска неисполнения или «не очень хорошего» исполнения принятых обязательств требуют обеспечить наличие у сотрудников соответствующей компетентности, в объем которой должно входить их ОЗНАКОМЛЕНИЕ с содержанием официально закрепляемых за ними требований. При этом, заметим, ВНЕ ЗАВИСИМОСТИ от категории этих требований: будь то обязательные требования законодательных или нормативных правовых актов, будь то другие требования, которые организация обязалась выполнять инициативно.

Если ЭТОГО не делать, риск невыполнения принятых обязательств изначально будет не просто высоким. Он должен быть признан организацией НЕПРИЕМЛЕМЫМ. Более того, если именно к ТАКОЙ оценке данного риска не придет сама организация, ее должны будут дать аудиторы, ибо это — ОЧЕВИДНО.

Таким образом, НЕЗАВИСИМО от правовых последствий неисполнения сотрудниками соответствующих принятых обязательств, риск-ориентированная концепция ISO 14001 ТРЕБУЕТ, чтобы содержание применимых к ее деятельности принятых обязательств БЫЛО ДОВЕДЕНО до сведения соответствующих должностных лиц. Что означает проведение для них дополнительной ПОДГОТОВКИ. И если Трудовой кодекс [2, ст. 196] дает на это организации ПРАВО, то ISO 14001 провести такую подготовку ОБЯЗЫВАЕТ.

Более того (и это для нас самое главное), требования п. 7.2 обязывают не только провести такую подготовку, но и иметь документированную информацию, ПОДТВЕРЖДАЮЩУЮ это.

И, заметим, ВНЕ всякой связи с необходимостью зафиксировать тем самым обоснования и/или предпосылки для возникновения у работника какой-то юридически значимой ответственности за соблюдение соответствующих требований, о существовании которой говорили представители юридической службы.

Указанное требование напрямую вытекает из положений САМОГО стандарта ISO 14001, где в п. 7.2 заявлено: организация ДОЛЖНА фиксировать и сохранять соответствующую (подходящую) документированную информацию, служащую СВИДЕТЕЛЬСТВОМ КОМПЕТЕНТНОСТИ.

Данное требование поддерживают в своих комментариях и другие документы ИСО, в том числе официальные руководящие указания ИСО по применению ISO 14001 [3, п. 7.2]: Для обеспечения уверенности в том, что потребности в компетентности выявлены, обеспечения прослеживаемости в действиях по достижению необходимой компетентности, а также для создания возможности передачи соответствующей информации заинтересованным сторонам может быть полезным ведение документированной информации по этим вопросам. КАК МИНИМУМ следует вести и сохранять соответствующую документированную информацию, являющуюся СВИДЕТЕЛЬСТВОМ КОМПЕТЕНТНОСТИ.

Другое дело, будут ли в качестве соответствующей документированной информации

• установлены листы ознакомления с подписями лиц, обязанных ознакомиться с соответствующим документом или извлечениями из него, или

• организация установит ИНОЙ способ документирования свидетельств компетентности, например в виде документов установленного образца, подтверждающих ознакомление сотрудников с соответствующими актуальными принятыми обязательствами в ходе официальных мероприятий по подготовке, повышению квалификации и т. п., вне зависимости от того, проводятся они силами самой организации или привлеченных обучающих центров.

И если для этого выбран первый способ (как об этом заявлено в письме), он является вполне соответствующей (подходящей) формой фиксации свидетельств наличия у соответствующих лиц необходимой подготовки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Если в ходе аудита СЭМ будет выявлено отсутствие документированной информации, служащей свидетельством ознакомления работника с требованиями законодательных актов, которыми он ДОЛЖЕН (ОБЯЗАН) руководствоваться в своей деятельности на основе официально закрепленной за ним ответственности, это должно быть квалифицировано аудиторами органа по сертификации как несоответствие требованиям п. 7.2 ISO 14001:2015. Например, в следующей редакции: Не представлена документированная информация, служащая свидетельством ознакомления сотрудника… с требованиями… которыми он обязан руководствоваться в своей деятельности в соответствии с…

Это прямой ответ автора на заданный вопрос.

Более того, ТАКАЯ ЖЕ оценка (и, заметим, в ТАКОЙ же формулировке) должна быть сделана при выявлении аналогичного факта, касающегося ЛЮБОГО ИНОГО относящегося к этому работнику требования из числа принятых организацией обязательств.

НЕОБХОДИМЫЕ ДОПОЛНЕНИЯ

Первое. С учетом вышеприведенного определения термина принятые обязательства НЕТ необходимости знакомить сотрудников с ПОЛНЫМ текстом соответствующего документа, включающего принятые обязательства. Вполне достаточно познакомить ТОЛЬКО с содержащимися в нем соответствующими требованиями.

Более того, знакомить со ВСЕМ документом нецелесообразно еще и потому, что «входящая» при этом в сотрудника ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ информация является для него не только бесполезной, но и ОТВЛЕКАЮЩЕЙ от содержания тех положений, которые ему действительно необходимо правильно понять и неукоснительно соблюдать.

Второе. Если указанный в письме Реестр содержит не сами требования, а ТОЛЬКО список (перечень) документов, в которых имеются требования из категории принятые обязательства, то знакомить сотрудников с таким Реестром изначально БЕССМЫСЛЕННО.

Указанная выше подготовка состоит в ознакомлении соответствующих лиц с САМИМИ требованиями, а не с Реестром документов, В СОСТАВЕ которых содержатся соответствующие применимые требования.

В подобных случаях Реестр следует рассматривать лишь как ИСХОДНЫЙ тематический СПРАВОЧНИК для лиц и подразделений, отвечающих за функционирование СЭМ, позволяющий ЗАТЕМ выявить в указанных там документах КОНКРЕТНЫЕ применимые требования. Ждать же от такого Реестра чего-то большего — вводить себя в заблуждение.

Чтобы избежать данной коллизии, автор рекомендует воспользоваться его предложениями, изложенными в публикации [4], о том, в каком виде целесообразно представлять и использовать затем в работе применимые требования.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO 14001:2015(Е). Environmental management systems. Requirement with guidance for use (Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019 г.).

3. ISO 14004:2016(Е). Environmental management systems. General guidelines on implementation (Системы экологического менеджмента. Общие руководящие указания по применению).

4. Качалов В.А. Вопрос эксперту // Методы менеджмента качества. — 2015. — № 6. — С. 36— 37.

 

-----------------

¹ Цитирование положений оригинальных документов дается в переводе автора. Выделение в них части текста ПРОПИСНЫМИ буквами сделано автором.

Автор:  Качалов В.А.