Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2006, № 8

Наша организация осуществляет проектирование и изготовление систем автоматики, а также выполняет строительно-монтажные работы (СМР) по их установке на месте. При проведении сертификации СМК аудиторы, ссылаясь на п. 7.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Организация должна планировать и разрабатывать процессы, необходимые для обеспечения жизненного цикла продукции», зафиксировали следующее существенное несоответствие: «Деятельность по проведению СМР подтверждается разработанными нормативными документами, но не подтверждается паспортом на процесс (находится в стадии разработки)». Вместе с тем согласно требованиям раздела 4.1.а) этого стандарта «Организация должна определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации» у нас были определены и описаны в «Паспортах процесса» следующие процессы СМК: «Проектирование», «Закупки» и «Управление производственными процессами изготовления». Деятельность же по осуществлению СМР описана в стандартах организации и инструкциях. Просим разъяснить обоснованность зафиксированного существенного несоответствия, а также то, какой объем документирования необходим для описания процессов СМК.

Вначале попытаемся понять суть зафиксированного несоответствия.

Из представленной информации следует, что в данной организации различные применяемые процессы разделены на две категории:

а) те процессы, для описания и управления которыми используются «паспорта процессов», и

б) те процессы, для описания и управления которыми используются «стандарты и инструкции».

Логически анализируя текст несоответствия, мы обнаружим, что СОБСТВЕННО НЕСООТВЕТСТВИЕ может заключаться только в одном: по мнению аудиторов, процесс осуществления строительно-монтажных работ в данной организации ДОЛЖЕН БЫТЬ описан «паспортом процесса», тогда как он описан стандартами и инструкциями (в тексте несоответствия они названы «нормативными документами»). Основание же для этого несоответствия аудиторы нашли в том, что этот процесс относится к «процессам жизненного цикла продукции».

С учетом этого для решения поставленной в письме задачи фактически нужно найти ответ на следующий вопрос: «Все ли применяемые в организации процессы должны быть документированы и при этом документированы одинаково?»

Для этого обратимся к двум официальным документам ИСО.

Во-первых, к «Руководству по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента» (документ ISO/TC 176/SC 2/N 544R2, декабрь 2003 г.), где в п. 5.1.6 сказано следующее: «Не существует никакого «каталога» или перечня процессов, которые надлежит документировать. Основное предназначение документации состоит в том, чтобы дать возможность процессам функционировать последовательно и стабильно. Организации следует установить, какие процессы надлежит документировать, исходя из:

• размера организации и видов ее деятельности;
  
• сложности ее процессов и их взаимодействий;
• критичностипроцессови
• наличиякомпетентногоперсонала.
  

Когда необходимо документировать процессы, можно использовать различные методы, такие как графические изображения, письменные инструкции, контрольные перечни вопросов, блок-схемы, визуальные средства информации или электронные методы».

Во-вторых, к стандарту ИСО 9001:2000, где в разделе 4.2.1.г) требуется, чтобы документация СМК включала «документы, необходимые организации для обеспечения результативного планирования, осуществления процессов и управления ими», но при этом стандарт оставляет за организацией право самой определять ОБЪЕМ, СОДЕРЖАНИЕ и КОЛИЧЕСТВО таких документов, относящихся к каждому конкретному процессу.

В результате мы имеем желаемый ответ: «НЕ ВСЕ процессы должны быть документированы, а те процессы, которые организация считает необходимым документировать, могут быть документированы ПО-РАЗНОМУ».

Из этого следует, что в изложенной редакции наблюдение аудиторов НЕ МОЖЕТ быть оценено как несоответствие требованиям ИСО 9001:2000, ибо никаких требований на этот счет данный стандарт НЕ СОДЕРЖИТ. Тем более данное наблюдение не может быть оценено как СУЩЕСТВЕННОЕ несоответствие.

Заключение. Несоответствие в том виде, как оно сформулировано, не обосновано в принципе, тем более ничем не обосновано то, что его признали существенным.

Необходимое послесловие. Если отвлечься от чтения приведенного несоответствия «напрямую» (что приводит к вышесказанному заключению), то можно с большой уверенностью предположить, что аудиторы на самом деле размышляли так:

1. В данной организации принято решение, что для планирования, осуществления и управления «процессами СМК» нужно разработать специальные документы - «паспорта процессов». Это видно на примерах процессов «Проектирование», «Закупки» и т.д.
2. Для процесса выполнения строительно-монтажных работ никакой «паспорт процесса» не разработан – следовательно, его в перечень «процессов СМК» не включили.
3. Но в разделе 7.1 ИСО 9001:2000 однозначно говорится: «ПРОЦЕССЫ жизненного цикла» ДОЛЖНЫ быть. Значит, процесс СМР обязательно должен был попасть в число «процессов СМК», и описан не какими-то «стандартами и инструкциями», а «паспортом процесса СМР».
4. А поскольку этого нет, то нет никакой гарантии, что «стандартов и инструкций» будет достаточно для выполнения требований раздела 4.2.1.г). Но ведь это – прямая дорога к невыполнению требований раздела 4.1 по управлению процессом выполнения строительно-монтажных работ.

Резюме аудиторов:

• процесс СМР является «процессом жизненного цикла», следовательно
• в соответствии с требованиями раздела 7.1 ИСО 9001:2000 процесс СМР должен был попасть в ЧИСЛО ПРОЦЕССОВ СМК, но не попал, т.к. им управляют не по «паспорту процесса», следовательно
• нет уверенности, что процессом СМР управляют должным образом (а ИСО 9001:2000 построено на процессном подходе), следовательно
• все это - серьезное несоответствие. Давайте его так и зафиксируем.

Если подобные рассуждения действительно имели место, то аудиторы основывали их на методической ошибке: они считали, что КАЖДАЯ деятельность, о которой идет речь в ИСО 9001:2000 (фактически, речь идет о тех видах деятельности, которые рассматриваются в соответствующих разделах и подразделах ИСО 9001:2000), ДОЛЖНА быть идентифицирована как процесс СМК.

Но это – серьезное заблуждение, могущее иметь значительные последствия (при этом исключительно отрицательные) для аудитируемой организации. По-существу, речь идет о том, что такие аудиторы для ЛЮБОЙ организации ИЗНАЧАЛЬНО, ЗАОЧНО, при этом САМИ определяют, какие процессы необходимы для ее СМК, и как они должны документироваться, чтобы соответствовать требованиям разделов 4.1 и 4.2.1.г) ИСО 9001:2000.

Из-за невозможности подробно рассмотреть данную коллизию в ответе на прямой вопрос авторов письма, сошлемся лишь на мнение известной «Группы по практике аудитирования ИСО 9001». В своем «Руководстве по идентификации процессов» от 10.11.04 они дают четкий ответ на то, как следует интерпретировать ситуацию, в которой «аудитор полагает, что каждый раздел или подраздел ISO9001:2000 должен быть определен как отдельный процесс».

А ответ «Группы» таков: «Если аудитор считает этот подход правильным, то ему следует обратиться к соответствующим документам ИСО (а именно к документу ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента» из пакета документов по вводу и поддержке ИСО 9000), которые ЯСНО ГОВОРЯТ О ПРОТИВОПОЛОЖНОМ».

Автор:  Качалов В.А.