Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2005, № 10

В ходе инспекционного аудита при посещении одного из рабочих мест аудитор обратил внимание на учтенную рабочую копию чертежа изготавливаемого изделия. Чертеж был выпущен в 1987 году. На основании того, что на чертеже не было никаких отметок о его периодической проверке (пересмотре), аудитор оформил следующее несоответствие по пункту 4.2.3.в) ГОСТ Р ИСО 9001-2001: «Не представлена идентификация статуса пересмотра чертежа №… (1987 г. выпуска) для изготовления изделия…». Доводы предприятия о том, что с момента выпуска чертежа в него никаких изменений не вносилось, и требованиями стандартов ЕСКД процедура пересмотра для чертежей не предусмотрена, аудитором приняты не были. Предприятие считает, что процедура пересмотра предусматривает выпуск нового документа взамен действующего и применяется при внесении значительного количества изменений в документ, когда становится целесообразным его полная замена с указанием «взамен…». Процедура «пересмотр» применима к таким видам документов как стандарт, технические условия, методика и т.д., но никак не к чертежам. Кто прав?

Перед тем, как рассмотреть описанную коллизию, следует уточнить, что по этому поводу требует ИСО 9001:2000.

В разделе 4.2.3 этого стандарта действительно содержится требование, относящееся к идентификации статуса документов. В английском оригинале оно звучит следующим образом: «A documented procedure shall be established to define the controls needed… to ensure that changes and the current revision status of documents are identified».

В переводе же на русский язык имеются варианты.

В Группе компаний «Интерсертифика» это требование переведено так: «Должна быть создана документированная процедура для определения действий по управлению, необходимых для… обеспечения идентификации изменений и статуса действующей в текущий момент редакции документов» - назовем этот вариант перевода «вариантом «Интерсертифики».

В ГОСТ Р ИСО 9001-2001 это же требование переведено следующим образом: «Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая… обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов» - назовем этот вариант перевода «вариантом ГОСТ Р».

Давайте вначале обсудим требования стандарта в «варианте Интерсертифики» (далее будет понятно, почему).

Смысл требования заключается в том, что в рамках СМК должен быть механизм, с помощью которого обеспечивается следующее: все находящиеся в обращении документы СМК являются действующими, т.е актуальными, учитывающими все принятые в установленном порядке изменения, и уж тем более не просроченными или отмененными. Стандарт требует, чтобы документы были идентифицированы (обозначены, помечены, нести на себе какие-то признаки) таким образом, чтобы, ГЛЯДЯ НА НИХ, можно было однозначно определить, ЯВЛЯЕТСЯ ли данный документ ДЕЙСТВУЮЩИМ. Иначе говоря, чтобы по определенным признакам можно было определить статус документа: это действующий документ или нет. Какими способами это можно сделать? Самыми разными. Таким идентификационным признаком может, например, быть нанесенная на обложку, титульный лист или в другом установленном месте документа информация:

• о дате ввода данного документа в действие;
• о дате ввода в действие последнего изменения;
• о номерах внесенных изменений и т.п.

Что дает подобная идентификация - например, когда на документе стоит дата его ввода в действие?

Если известно, что в настоящее время действующим является документ с такой-то датой ввода в действие, а на документе, находящемся на рабочем месте, стоит БОЛЕЕ РАННЯЯ дата, то, ОЧЕВИДНО, что на этом рабочем месте применяется документ, НЕ ЯВЛЯЮЩИЙСЯ действующим. Но это и означает, что ТАКОЙ способ идентификации ПОЗВОЛЯЕТ «идентифицировать статус действующей в настоящее время редакции документа», чего и требует ИСО 9001:2000.

Аналогичный вывод будет сделан и в случае идентификации статуса документов методом указания дат ввода в действие изменений к документу, и в случае идентификации, основанной на указании номеров внесенных изменений.

Теперь вернемся к коллизии.

В письме сказано, что на рабочем месте находилась «учтенная рабочая копия чертежа». Статус «учтенной рабочей копии» означает следующее:

1. Некоторое уполномоченное на это лицо, взяв ДЕЙСТВУЮЩИЙ оригинал чертежа или санкционированную к применению (эквивалентную оригиналу) копию, сделало с него рабочую копию, проверило на идентичность, поставило в установленном порядке на учет и передало на рабочее место. Здесь важно, что на момент передачи этой копии на рабочее место она была учтенной копией ДЕЙСТВУЮЩЕГО документа.
2. При внесении в последующем в оригинал чертежа любых изменений последние попадают ВО ВСЕ учтенные копии, поскольку именно в этом СУТЬ и ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ института «учтенных копий». Единственной причиной, по которой не будет проведена актуализация «учтенной копии», является неисполнительность, несвоевременность, забывчивость и т.п. указанного уполномоченного лица, ответственного за внесение изменений. Но это – безответственность исполнителя, а не дефект системы менеджмента качества. Таким образом, при наличии в СМК действующего механизма управления «учтенными копиями», последние ВСЕГДА будут в АКТУАЛЬНОМ состоянии.

Теперь самое главное. Наличие признаков «учтенности» САМО ПО СЕБЕ является одним из ВАРИАНТОВ идентификации статуса документа.

Рассудите сами: поскольку «учтенная копия» гарантирует актуальность применяемого документа, то признаки «учтенности» (например, заполненный штамп установленного образца, рукописные слова «Учтенная копия №…» с росписью уполномоченного лица и расшифровкой его росписи и т.п.) уже сами по себе являются идентификационными признаками того, что этот документ является актуальным, что он не устарел, что в нем учтены все изменения, иными словами – признаком того, что он является ДЕЙСТВУЮЩИМ. Т.е. по этому идентификационному признаку («учтенная копия») мы однозначно определяем статус документа: он является копией «действующей в настоящее редакции документа».

С учетом высказанных соображений становится ясным, что в факте применения УЧТЕННОЙ копии чертежа никакого НЕСООТВЕТСТВИЯ указанным требованиям ИСО 9001:2000 в «варианте «Интерсертифики» НЕТ, ибо «учтенность», с одной стороны, обеспечивает актуальность применяемой копии, с другой – сама по себе является ИДЕНТИФИКАЦИЕЙ того, что данный документ находится в СТАТУСЕ ДЕЙСТВУЮЩЕЙ В ТЕКУЩИЙ МОМЕНТ РЕДАКЦИИ ЧЕРТЕЖА.

Теперь рассмотрим, насколько соблюдены требования ИСО 9001:2000 в «варианте ГОСТ Р».

Вначале позволим не согласиться с предложенной авторами письма трактовкой понятия «пересмотр». Если встать на их точку зрения, то НИКАКОЙ пересмотр не вносит НИКАКИХ изменений в пересмотренный документ. Почему? Потому что в их представлении пересмотр - это «выпуск нового документа ВЗАМЕН ДЕЙСТВУЮЩЕГО». Подобный пересмотр НИЧЕГО не меняет в СОДЕРЖАНИИ документа, он просто делает его БОЛЕЕ УДОБНЫМ для использования, поскольку старое издание «при внесении значительного количества изменений» на поля документа или в межстрочное пространство становиться ТРУДНО ЧИТАТЬ.

Если бы в ИСО понимали «пересмотр» так же, как авторы письма, то анализируемое требование стандарта было бессмысленным: зачем требовать «идентификации статуса ТАКОГО пересмотра», ведь это означает требовать от организации введения идентификационных признаков лишь для того, чтобы позволить ОТЛИЧИТЬ ДВА ОДИНАКОВЫХ ПО СОДЕРЖАНИЮ документа с точки зрения УДОБСТВА РАБОТЫ С НИМ.

Более того, если воспользоваться словарем, то «revision» переводится как «просмотр, проверка, исправление», «переработка (книги)», «пересмотренное и исправленное издание». Соответственно «current revision» имеет смысл «издание, пересмотренное, исправленное по состоянию на текущий момент».

Поэтому в «варианте ГОСТ Р» под «пересмотром», вне сомнений, имелось в виду действие по ИЗМЕНЕНИЮ редакции документа, который после этого становился «пересмотренным, исправленным документом». Тогда примененный в «варианте ГОСТ Р» оборот «идентификация статуса пересмотра документов» означает идентификацию пересмотренных, исправленных документов.

С учетом этого замечания становится понятно, что основная цель требований пункта 4.2.3.в) в «варианте ГОСТ Р» – та же, что и в «варианте «Интерсертифики», а именно: если документы пересматриваются, то должны быть использованы некие идентификационные признаки, позволяющие отличить пересмотренную редакцию документа от старой редакции.

Но тогда нам остается только повторить высказанные выше соображения о том, что использование в качестве идентификационного признака способа обозначения «учтенности» копии является одним из ПРИЕМЛЕМЫХ вариантов выполнения обсуждаемого требования стандарта.

Заключение. Поскольку (по заявлению авторов письма) в чертеж не вносились никакие изменения, а сама копия является учтенной, никаких несоответствий требованиям ИСО 9001:2000 (ни в варианте перевода «Интерсертифики», ни в варианте ГОСТ Р ИСО 9001-2001) нет. В данном случае (цитируя несоответствие) «идентификация статуса пересмотра» ОБЕСПЕЧИВАЕТСЯ признаком «учтенности» чертежа. Иначе говоря, аудитор БЫЛ НЕ ПРАВ.

Необходимое примечание. Представляется, что возникшая коллизия порождена именно «вариантом ГОСТ Р», где при переводе применен термин «пересмотр», который далеко не всегда, как оказывается, трактуется пользователями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в том смысле, как это представляет себе Международная организация по стандартизации, используя термин «current revision».

Автор:  Качалов В.А.