Демонстрирование соответствия стандарту («Проведение аудита по разделам стандарта» или «Проведение аудита по процессам аудитируемой организации»)

Демонстрирование соответствия стандарту («Проведение аудита по разделам стандарта» или «Проведение аудита по процессам аудитируемой организации»)

При оценке соответствия стандарту контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа) может быть недостаточно.

В конце аудита аудитору следует быть в состоянии знать, все ли требования стандарта выполнены или не все.

Попытки показать соответствие стандарту часто приводят к использованию контрольных перечней вопросов (чек-листов), дающих аудитору возможность проверить выполнение требований стандарта одно за другим и уверенность в том, что при этом будут охвачены все требования. Такой базовый подход, заключающийся в заполнении контрольного перечня вопросов, является легким способом обеспечить, чтобы было проверено выполнение всех требований стандартов. Однако, учитывая подход ИСО 9001, выполнение аудита с использованием обобщенного (универсального) контрольного перечня вопросов (чек-листа) может препятствовать аудитору в сборе свидетельств результативного взаимодействия между процессами.

В некоторых ситуациях невозможно полностью отказаться от контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа), особенно если организации необходимо предоставить свидетельства соответствия стандарту третьим сторонам (например: регулирующим органам, органам по оценке соответствия).

Важно использовать контрольный перечень вопросов (чек-лист) подходящим способом и в подходящее время как инструмент, помогающий отслеживать охват требований стандарта.

1. Что является адекватной выборкой примеров для анализа?

Не существует никакой статистической или математической формулы для установления правильного количества примеров, которое надлежит проанализировать во время аудита. Установление конкретного количества примеров (например один, пять или даже больше примеров для анализа конкретного требования), которые надлежит взять, чтобы подтвердить соответствие требованиям, не является эффективным и не обеспечивает уверенность в соответствии. Безусловно, увеличивая количество взятых примеров, аудитор будет иметь больше уверенности относительно фактического состояния СМК. «Адекватная» выборка в этом контексте требует такого количества примеров, проанализированных в ходе интервью на месте и анализа записей, которые дают достаточную уверенность в том, что СМК аудитируемой организации внедрена так, как описана.

Вопросы выбора количества площадок в компаниях с несколькими площадками или количества проверяемых организационных единиц в крупных компаниях рассматриваются в документе IAFMD1:2007 «Сертификация компаний с многими площадками, основанная на выборке», где определяется количество аудито-дней, необходимых для проверки на месте, и дана формула определения количества проверяемых площадок.

Аудитору необходимо проводить интервью и проверять по их ходу записи и свидетельства аудита. Количество примеров, которые надлежит взять, зависит от сложности аудитируемого процесса и от качества информации, полученной от аудитируемого лица во время интервью. Также важно, чтобы аудитор выдерживал график, приведенный в плане аудита. В конце дня аудитору необходимо чувствовать себя уверенно в том отношении, что рассмотренные примеры и объективные свидетельства являются достаточно представительными (репрезентативными), чтобы сделать соответствующие выводы относительно внедрения СМК.

2. Запись информации по аудиту

ИСО 19011 и ИСО/МЭК 17021 описывают, чему следует содержаться в отчете об аудите. Однако важно, чтобы отчеты об аудите для аудитируемой организации содержали только важную для нее информацию, например информацию по возможным улучшениям, положительным наблюдениям и несоответствиям стандарту. Только повторение и разъяснение требований стандарта вряд ли будут тем, что ожидает увидеть в отчете аудитируемая организация.

К аудитору может также быть предъявлено требование продемонстрировать последовательность, в какой проводился аудит, которую иногда называют «следом аудита». Ведение аудитором заметок по ходу аудита является очень эффективным способом подготовки протокола аудита. Основной недостаток использования таких заметок состоит в том, что они имеют тенденцию быть очень индивидуальным способом записи информации во время аудита, а уровни детализации и стили записи у разных аудиторов будут сильно отличаться.

Контрольный перечень вопросов по аудиту (чек-лист) может обеспечить некоторое единообразие в деятельности аудиторов. Однако аудиторам никогда не следует забывать, что они должны тратить свое время именно на аудитирование, а не на заполнение контрольных перечней вопросов (чек-листов) или ведение записей.

Дата публикации:  5 июня 2009 г.