Аудитирование предупреждающих действий

1. Введение

Пункт 3.6.4 ИСО 9000 определяет предупреждающее действие как «действие по устранению причины потенциального несоответствия или другой нежелательной потенциально возможной ситуации».

Это может также рассматриваться как действие, предпринятое для предотвращения появления несоответствия. Вместе с тем, если никакого несоответствия не появилось и если предупреждающее действие является результативным, то существующее положение будет сохраняться. Это повышает трудность аудитирования процесса, для которого желаемым выходом является именно поддержание статус-кво.

Часто бывает путаница между такими терминами, как коррекция, корректирующее действие и предупреждающее действие (их официальные определения можно найти в ИСО 9000), а также между видами деятельности организации в отношении каждого из этих терминов.

Аудитирование процессов коррекции и корректирующих действий организации является относительно простым делом, потому что результаты и результативность этих процессов обычно хорошо определяются (т.е. если организация уже определила несоответствие, то аудитору относительно просто оценить процесс, который организация использовала или планирует использовать, чтобы скорректировать его, а также оценить, будет ли эта деятельность результативной для избежания повторного появления несоответствия). Аудитирование же процессов предупреждающих действий обычно является более сложным.

2. Руководство по аудитированию

2.1. ИСО 9001:2000 требует, чтобы организация имела документированную процедуру по предупреждающим действиям.

Примечание. Объединение документированных процедур по корректирующим действиям и предупреждающим действиям в один документ СМК приемлемо, но не рекомендуется. Если процедуры объединены, то тогда для аудитора является важным верифицировать, что организация четко понимает разницу в смысловом содержании между корректирующими и предупреждающими действиями.

2.2. Стандарт требует, чтобы эта документированная процедура включала:

а) Способы установления потенциальных несоответствий и их причин

Типичными примерами являются:

Анализ трендов характеристик процесса и продукции («выход» из процесса анализа данных). Отрицательная тенденция может указывать на то, что если не будет предпринято никакого действия, то может появиться несоответствие.
Сигналы тревоги для предоставления раннего предупреждения о приближении «неуправляемых» условий работы.
Мониторинг восприятия потребителя как с помощью официальных, так и неформальных систем обратной связи.
Анализ трендов способности процесса с использованием статистических методов.
Постоянный анализ характера и последствий отказов процессов и продукции (например, это является требованием TS 16949 для автомобильной промышленности).
Оценивание несоответствий, которые появились в похожих обстоятельствах, но для других видов продукции, процессов или других частей организации или даже в других организациях.
Деятельность по планированию как предсказуемых ситуаций (например: вследствие расширения производства, при осуществлении технического обслуживания или смене персонала – см. также пункт 5.4.2.б) ИСО 9001), так и непредсказуемых ситуаций (например случающихся природных явлений, таких, как ураганы, землетрясения, наводнения и т.д.).
В разделе 8.5.3 ИСО 9004:2000 «Предупреждение потерь» приводятся другие примеры. (Примечание.Руководящие указания ИСО 9004:2000 не являются обязательными.)

б) Оценивание необходимости в предупреждающем действии

Используемые при оценивании методы могли бы включать:

Подходы, применяемые для анализа рисков.
Анализ характера и последствий отказов, как это упомянуто в разделе (a) выше. (Примечание.Ни один из этих конкретных подходов или методологий не является требованием ИСО 9001.)

в) Способы определения требуемого действия и путей его осуществления

Аудитору следует искать свидетельства того, что:

организация проанализировала причины потенциальных несоответствий (уместным для этого может быть использование причинно-следственных диаграмм и других инструментов качества);
требуемые действия развертываются во всех соответствующих частях организации и осуществляются своевременно;
четко определены ответственности за идентификацию, оценивание, осуществление и анализ предупреждающих действий.

г) Записирезультатовпредпринятыхдействий

Какие записи сохраняются?
Являются ли они подходящими и истинным отражением результатов?
Управляют ли ими в соответствии с пунктом 4.2.4 ИСО 9001?

д) Анализпредпринятыхпредупреждающих действий

Были ли действия результативными (т.е. было ли предупреждено появление несоответствия и получены ли какие-либо дополнительные выгоды)?
Есть ли необходимость продолжать осуществлять предупреждающие действия таким же образом?
Следует ли изменить эти действия или же необходимо планировать новые действия?

2.3. Часто между аудитором и организацией происходит большая «философская» дискуссия о том, где кончается корректирующее действие и начинается предупреждающее действие. Например, если несоответствие обнаруживается в процессе «А», то действия, предпринятые по избежанию будущих несоответствий в процессах «В», «С» и «D», являются уже предупреждающими действиями или это действия, реализуемые в рамках корректирующих действий, предпринятых для процесса «А»? Аудитору следует избегать втягивания себя в такие дискуссии, а концентрироваться на том, были ли предпринятые действия результативными. «Наклеивание ярлыков» на предпринятые действия имеет второстепенное значение!

Дата публикации: 5 июня 2009 г.

Возврат к списку