Целью аудита процесса проектирования и разработки является установление того, осуществляется ли менеджмент этого процесса и контроль за ним таким способом, который обеспечивает соответствие продукции предназначенному использованию и установленным требованиям.
Необходимо отметить, что для сервисных организаций подход к проектированию и разработке может отличаться от подхода, традиционного для организаций-производителей продукции (см. Руководство «Аудитирование сервисных организаций»).
Перед тем, как обсудить детали аудитирования процесса проектирования и разработки, необходимо отметить принципиальную важность понимания аудитором того, что означает фраза «Проектирование и разработка». Из-за неправильного представления об этом термине многие организации ошибочно исключают процесс проектирования и разработки из своей системы менеджмента качества.
Требования раздела 7.3 ИСО 9001 относятся только к проектированию и разработке продукции и услуги. В некоторых организациях может быть полезным применить аналогичный подход к проектированию и разработке процессов, но это не является требованием.
Проектирование и разработка продукции являются совокупностью процессов, превращающих требования к продукции (например требования спецификаций, законодательные требования и требования, установленные или предполагаемые потребителем) в конкретные характеристики продукции («внутренне присущие характеристики продукции»). ИСО 9000 в разделе 3.5.1 дает следующие примеры характеристик продукции:
Чтобы аудиторы могли установить, действительно ли организация участвует в проектировании и разработке, они должны выяснить, кто отвечает за установление характеристик продукции или услуги, одновременно с тем, как и когда это происходит.
(Заметим: это относится как к исходному проекту, так и к последующим его изменениям.)
В общем случае процесс проектирования и разработки состоит из этапов, представленных на рис. 1. Каждый из этапов имеет свой специфический «выход», касающийся как коммерческих, так и технических аспектов проектирования и разработки продукции. В некоторых случаях организация может быть способной обосновать исключение определенных подразделов или отдельных требований из области применения ее СМК без необходимости исключать требования всего раздела 7.3. Так, для организации, в которой продукция была разработана давно и ее проект хорошо себя зарекомендовал, возможно, будет необходимым обеспечить уверенность только в том, что менеджмент изменений в проект осуществляется в соответствии с требованиями раздела 7.3. Аудиторам следует верифицировать, что любое исключение является обоснованным.
Аудиторам следует выяснить, какие проекты уже разработаны и какие находятся в разработке. Аудиторам следует выбрать достаточное количество проектов, чтобы во время аудита иметь возможность проанализировать все этапы процесса проектирования и разработки.Рис. 1. Схема процесса проектирования и разработки
Руководящие указания по проведению аудита различных этапов процесса проектирования и разработки представлено ниже, вместе с тем следует отметить, что может оказаться невозможным провести аудит всех этапов во всех выбранных процессах.
Необходимость в проектировании и разработке в общем случае связана с несколькими источниками, включающими в себя:
Аудиторам следует оценить, имеется ли в организации механизм анализа потребностей в проектировании и разработке и действует ли он. Несмотря на то, что это не является требованием, полезно проанализировать, как принимается решение о проведении проектирования и разработки, в т.ч. принимаются ли во внимание обстоятельства, связанные с рисками и затратами, и проведены ли при этом консультации со всеми соответствующими функциональными структурами (внутренними или внешними).
При аудите планирования проектирования и разработки следует рассмотреть нижеперечисленные вопросы:
При аудите исходных данных для проектирования и разработки аудиторам следует получить представление о том, как организация выявляет свои собственные исходные данные, основываясь:
Аудиторам следует оценить риски и их возможное влияние на удовлетворенность потребителя, а также проблемы, с которыми может столкнуться организация, если ею не будут приняты во внимание некоторые соответствующие исходные данные.
Аудиторам следует верифицировать, что общий процесс проектирования и разработки контролируется на основе анализа принятого в организации исходного плана проектирования и что на соответствующих этапах проектирования проводится анализ результатов проектирования.
Аудиторам при проведении проверки деятельности по анализу результатов проектирования следует рассмотреть следующее:
Результаты проектирования и разработки следует соотнести с выявленными потребностями в целях обеспечения того, чтобы спроектированная продукция соответствовала ее предназначенному применению. Выходные данные проектирования могут включать информацию, касающуюся следующего:
и этой информации следует быть представленной в форме, позволяющей проводить верификацию и валидацию.
Аудиторам в ходе анализа выбранных проектов следует получить доказательства, необходимые для подтверждения того, что:
Верификация результатов проектирования и разработки имеет своей целью обеспечить, чтобы эти результаты соответствовали входным требованиям, касающимся проектирования, как это показано на рис. 2.
Верификация может включать в себя такие виды деятельности, как:Рис. 2. Взаимосвязь различных этапов проектирования
Аудиторам следует установить, что деятельность по верификации результатов проектирования и разработки обеспечивает уверенность в том, что:
Аудиторам следует установить, что только верифицированные результаты проектирования и разработки передаются на следующий этап.
Валидация проекта и разработки является подтверждением (путем исследования и предоставления доказательств) того, что специфические требования, касающиеся конкретного (предназначенного) применения, выполнены. Другими словами, процесс валидации должен быть способен проверить, удовлетворяет или нет конечная продукция и/или услуга потребности потребителя, когда он начнет ее использовать?
Методам валидации следует быть установленными как часть процесса планирования проектирования и разработки, хотя они могут быть и изменены в ходе проектирования и разработки.
Для многих видов продукции и/или услуг валидация – относительно простой процесс. Примером может служить проект новой офисной мебели, который может быть валидирован путем испытания прототипов, следующих за испытанием первых образцов готовой продукции.
Однако во многих других случаях валидация проекта может быть сложной. Например, изделия и компоненты, используемые в электрических или электронных системах, должны соответствовать определенным функциональным требованиям, установленным другими организациями, проектирующими такие системы. В таких случаях валидацию проекта можно осуществить только путем получения информации о функционировании изделий или компонентов от организаций-проектировщиков таких систем или от пользователей изделий или компонентов (предпочтительно на основе результатов официальных тестов).
Другим случаем трудной ситуации является проведение валидации проекта заказчиком или другой внешней организацией (например, для подтверждения соответствия архитектурному или техническому проекту).
В подобных сложных ситуациях организации необходимо попытаться достичь соглашения с соответствующими внешними сторонами как по вопросу о том, как будет осуществляться валидация и распространяться информация о ее результатах. В таком случае соответствующие положения должны быть включены в план проведения проектирования и разработки организации для того, чтобы валидация была проведена соответствующим образом.
Аудиторам следует убедиться, что:
Когда валидация не может быть осуществлена до поставки или применения, аудиторам следует убедиться, что она была осуществлена при самой первой возможности, например, при вводе в эксплуатацию сложного производства или завода, и что заказчик был информирован об этом. Аудиторам следует установить, что потребителю передаются для использования только валидированные результаты проектирования и разработки.
Изменения, вносимые в проект в ходе проектирования, должны находиться под управлением. Аудиторам следует рассмотреть:
В полном ли объеме документально оформлено изменение и включают ли записи информацию, относящуюся ко всем необходимым дополнительным действиям?